Manfaat Teams untuk Pekerja WFA, Biar Tetap Produktif Kerja Dari Mana Saja

Kini bekerja di luar kantor bukan lagi kendala. Hal ini memungkinkan berkat kemajuan teknologi di saat ini. Salah satu platform yang menyediakan teknologi ini adalah Microsoft Teams. Sebagai pekerja masa kini, kamu wajib tahu berbagai manfaat Teams, yang dapat mempermudah pekerjaan kamu.

Teams adalah platform digital yang menyediakan ruang kerja dengan berbagai fitur kolaboratif. Kamu dapat memanfaatkan teknologi kecanggihannya untuk mempermudah komunikasi bisnis. Ingin tahu lebih banyak tentang Microsoft Teams? Mari ikuti pembahasannya langsung di bawah ini!

Apa Itu Microsoft Teams?

Microsoft Teams adalah aplikasi buatan Microsoft yang memungkinkan kamu melakukan komunikasi dengan rekan kerjamu untuk mengerjakan berbagai aktivitas dari tempat yang berbeda-beda. Manfaat Teams bisa sangat terasa bagi kamu yang bekerja di perusahaan besar.

Hal ini dikarenakan Microsoft Teams mampu mewadahi pekerja dari lokasi yang berbeda-beda untuk membuat keputusan kreatif dengan mudah maupun berkomunikasi secara efektif. Kamu dapat memanfaatkan berbagai fiturnya untuk keperluan pekerjaan.

Misalnya saja seperti melakukan rapat online, berbagi dokumen, hingga berkomunikasi via obrolan dengan rekan kerja lainnya. Aplikasi ini terus melakukan pembaruan pada fiturnya. Bahkan, pada tahun 2020 Teams menambahkan fitur terbaru, yang memungkinkan kamu untuk berkirim pesan suara dengan rekanmu, lho.

Fitur Microsoft Teams

Sebelum membahas apa saja manfaat Teams, sebaiknya kamu ketahui fitur Teams terlebih dahulu. Adapun beberapa fitur Teams yang perlu kamu ketahui adalah sebagai berikut:

1. Meeting Space

Ini merupakan fitur yang banyak dimanfaatkan oleh pengguna Teams, terutama pada masa awal kemunculan pandemi Covid-19, tahun 2019 hingga 2020. Fitur ini memungkinkan kamu untuk menjadwalkan rapat. Jadwal rapat yang sudah kamu buat selanjutnya akan diinformasikan melalui notifikasi Outlook.

2. Live Event

Untuk rapat dengan durasi yang lebih panjang, kamu bisa menggunakan fitur Live Event. Fitur ini memungkinkan kamu untuk menyelenggarakan rapat secara real-time. Kamu dapat mengadakan konferensi besar, event perusahaan, presentasi, hingga webinar dengan kapasitas 10.000 peserta.

3. File

Manfaat Teams yang banyak dirasakan oleh pengguna aplikasi ini tidak terlepas dari fitur File. Ini merupakan fitur yang memungkinkan kamu untuk menemukan maupun menampilkan file di OneDrive, OneNote, maupun Microsoft Teams. Pada fitur File, kamu juga dapat membuat pintasan akses cepat melalui tab Terbaru.

4. Obrolan

Dalam operasional sehari-hari, Teams dapat membantu sistem koordinasi melalui fitur obrolannya. Kamu dapat melakukan obrolan pribadi maupun via grup dengan fitur ini. Layaknya fitur obrolan masa kini, kamu bisa menyimpan riwayat chat, menambahkan atau menghapus anggota grup, menggunakan saluran untuk merekam rapat, dan masih banyak lainnya.

5. Panggilan Suara dan Video

Untuk komunkasi yang sinkron, kamu bisa menggunakan panggilan suara atau video. Kamu bisa beralih dari fitur obrolan ke panggilan suara dan video dengan mudah, lho. Dalam fitur ini kamu bahkan bisa menggunakan berbagai fitur lainnya seperti berbagi layar, rekam rapat, pesan instan, hingga catatan rapat.

6. Konektivitas ke Perangkat Lain

Tidak perlu khawatir jika kamu perlu menggunakan perangkat lain. Teams menyediakan fitur untuk berintegrasi dengan perangkat lain secara efisien. Kamu bisa melakukan konektivitas ke berbagai tipe perangkat, mulai dari smartphone, kamera, tablet, speaker, atau periferal lainnya.

Kelebihan dan Kekurangan Microsoft Teams

Bicara soal platform kerja, tentu Teams bukanlah satu-satunya. Tentu sangat wajar jika kamu ingin membandingkan manfaat Teams dengan aplikasi lainnya. Oleh karena itu, kami menyediakan pembahasan kelebihan dan kekurangan Teams yang bisa kamu simak di bawah ini.

1. Kelebihan Microsoft Teams

Sebelum menginstallnya pada perangkatmu, kamu mungkin ingin mengetahui kelebihan dari aplikasi ini terlebih dahulu. Berikut adalah beberapa kelebihannya:

• Memiliki fitur dengan fungsionalitas yang menarik dan baik.
• Menyediakan alat perekam.
• Dapat diintegrasikan dengan perangkat lain.
• Menyediakan fitur untuk mengorganisir pertemuan online.
• Menawarkan kemudahan berbagi file.

2. Kekurangan Microsoft Teams

Di luar kelebihannya, Microsoft Teams memiliki beberapa kekurangan. Agar kamu tidak menyesal, mari ketahui apa saja kekurangannya berikut:

• Menggunakan bandwidth yang cenderung lebih besar dibandingkan aplikasi video conference lainnya.
• Memiliki struktur penyimpanan file yang membingungkan, sehingga tidak jarang membuat pengguna kesulitan untuk menemukan file.
• Menyediakan kapasitas penyimpanan file yang terbatas.
• Menyediakan fitur terbatas pada versi layanan gratis.

Manfaat Microsoft Teams

Jika kamu menggunakan Teams, kamu dapat menikmati sejumlah benefit. Berikut beberapa di antaranya:

1. Meningkatkan Produktivitas Kerja

Manfaat Teams yang pertama adalah peningkatan pada produktivitas kerja. Dengan menggunakan Microsoft Teams, kamu dapat menyelesaikan pekerjaan dengan lebih cepat. Hal ini memungkinkan sebab Teams sudah terintegrasi dengan Office 365.

Kamu dan tim dapat mengakses dan mengedit file Office yang sama dalam waktu yang bersamaan. Mulai dari file Word, Excel, hingga PowerPoint bisa kamu kerjakan secara kolaboratif dengan rekan kerjamu menggunakan fitur pembagian file SharePoint.

2. Mendukung Sistem Kerja yang Fleksibel

Kamu dapat menggunakan Teams pada berbagai perangkat. Teams tersedia dalam versi desktop, mobile, maupun website. Dengan begitu, kamu bisa mengakses Teams melalui device apa saja dan kapan saja. Bahkan, jika ada pekerjaan mendesak, tanpa adanya laptop kamu tetap bisa mengakses Teams melalui mobile app, lho.

3. Mempermudah Penyelenggaraan Rapat

Penyelenggaraan rapat online jadi lebih mudah dengan Teams. Kamu dapat mengatur keseluruhan detail rapat melalui Teams. Misalnya seperti subjek rapat, waktu, daftar peserta yang hadir, serta pemberian undangan pada peserta yang diundang.

4. Mempermudah Proses Kolaborasi

Berbagai fitur Teams mendukung proses kolaborasi secara real-time. Kamu tidak perlu khawatir dengan briefing atau brainstorming bersama tim dari jarak jauh lagi. Manfaatkan berbagai fitur komunikasi Teams dan edit file secara bersamaan. Pekerjaan menjadi lebih cepat dan kamu pun bisa mendapatkan target sesuai yang diinginkan.

5. Memberikan Akses Terintegrasi ke Tools Lain

Bukan hanya terintegrasi pada Office 365, Teams juga terintegrasi dengan berbagai tools eksternal yang dapat mempermudah pekerjaan. Melalui Microsoft Teams kamu dapat menggunakan beragam tools seperti GitHub, Asana, dan Hootsuite.

Cara Menggunakan Microsoft Teams

Nah, setelah mengenali pengertian, fitur, hingga manfaat Teams, kamu mungkin tertarik untuk mulai menggunakannya. Jika kamu tertarik, ketahuilah cara menggunakan Teams dalam poin-poin langkah berikut:

• Untuk menggunakan Teams, buka platform pada halaman website resmi Teams.
• Berikutnya, klik tombol Sign Up untuk membuat akun secara gratis. Apabila kamu sudah memiliki akun Microsoft, kamu dapat menggunakannya untuk masuk ke Teams.
• Setelah berhasil masuk, buatlah grup atau bergabunglah dengan grup tim kantormu. Untuk bergabung dengan grup kantor, kamu bisa menggunakan kode. Sementara, jika ingin mengikuti grup publik, kamu bisa langsung bergabung menggunakan opsi yang tersedia di bilah sebelah kiri.
• Dari grup tersebut, kamu bisa menambah anggota tim dan meninjau aktivitas anggota lain. Untuk merekam rapat, kamu dapat menggunakan opsi untuk menambahkan saluran yang terdapat di sebelah kanan nama tim.

Itu dia sedikit pembahasan mengenai manfaat Teams lengkap dengan fitur, kelebihan, kekurangan, dan cara menggunakannya. Kira-kira kamu tertarik tidak menggunakan Teams untuk bekerja?

Untuk mendukung produktivitas pekerjaanmu, kamu juga dapat menggunakan layanan email hosting. Yuk, dapatkan kepercayaan klien kamu dengan lebih mudah dan bebas kendala. Hanya Rp 50 ribuan per bulan, cek sekarang buat dapatkan penawaran khususmu!