Mengenal Apa Itu PDF: Fungsi, Kelebihan, dan Kekurangan

Jika sering berurusan dengan dokumen digital, kamu pasti sudah tidak asing dengan apa itu PDF (Portable Document Format). 

Format ini sering digunakan untuk menyimpan berbagai jenis dokumen, mulai dari laporan, eBook, formulir, hingga presentasi. 

Tapi, kenapa format ini sangat populer di berbagai kalangan? Yuk, simak penjelasannya.

Apa Itu PDF?

PDF, atau Portable Document Format, adalah format file yang dirancang untuk menyimpan dan menampilkan dokumen secara elektronik dengan cara yang konsisten, terlepas dari perangkat keras, perangkat lunak, atau sistem operasi yang digunakan. 

Ini berarti, meskipun kamu membuat dokumen di komputer Windows dan mengirimkannya ke teman yang menggunakan Mac, tampilan dokumen tersebut akan tetap sama tanpa ada perbedaan format atau struktur. 

Keunggulan utama PDF adalah tampilannya yang tetap konsisten di berbagai perangkat.

PDF pertama kali dikembangkan oleh Adobe pada tahun 1993 dengan tujuan untuk mempermudah pertukaran dokumen antar pengguna, tanpa khawatir format file berubah. 

Format ini mendukung berbagai elemen dalam dokumen, seperti teks, gambar, dan grafis, menjadikannya sangat fleksibel untuk berbagai jenis konten.

Pada tahun 2008, Adobe menyerahkan pengembangan PDF kepada ISO (International Organization for Standardization), menjadikannya sebagai “standar terbuka”. 

Sejak saat itu, PDF diakui secara internasional sebagai format utama untuk pertukaran dokumen dan informasi. 

Dengan statusnya yang terbuka, PDF kini dapat digunakan secara universal oleh siapa saja di berbagai platform, memastikan bahwa dokumen tetap dapat dibuka dan dilihat dengan cara yang konsisten di perangkat apa pun.

Cara Kerja PDF

PDF sangat fleksibel dalam menyimpan berbagai jenis elemen, mulai dari teks, gambar, hingga grafik dan elemen interaktif. Bahkan, PDF bisa memuat video dan audio.

Ini artinya, selain menjadi format untuk dokumen teks, PDF juga mendukung elemen multimedia, membuatnya ideal untuk presentasi, laporan, atau brosur yang mengandung berbagai jenis media.

PDF bekerja dengan cara mengemas seluruh elemen dokumen—teks, gambar, dan grafis—dalam satu file. 

Ketika kamu membuka file PDF, semua elemen tersebut akan tampil dengan tampilan yang konsisten, tanpa adanya perubahan layout, font, atau ukuran elemen, terlepas dari perangkat yang digunakan.

Untuk membuat file PDF, kamu bisa menggunakan aplikasi seperti Adobe Acrobat atau aplikasi pengolah kata lainnya, seperti Microsoft Word, yang memungkinkan kamu untuk menyimpan dokumen dalam format PDF. 

Bahkan sekarang, sebagian besar browser web juga sudah mendukung pembukaan file PDF secara langsung, tanpa perlu mengunduh aplikasi tambahan.

Jenis-jenis PDF

PDF dapat dibedakan menjadi tiga jenis berdasarkan cara pembuatannya, yaitu:

1. PDF yang Diciptakan Secara Digital

PDF jenis ini dibuat dengan aplikasi seperti Microsoft Word® atau Excel®, dan biasanya berisi teks dan gambar. PDF ini memiliki informasi teks yang bisa dicari dan diedit. 

Misalnya, kamu bisa menggunakan ABBYY FineReader untuk mencari teks di dalam file PDF dan mengeditnya.

2. PDF Hanya Gambar (Image-only atau Scanned PDF)

Jika kamu memindai dokumen fisik menggunakan scanner atau kamera dan mengonversinya menjadi PDF, hasilnya biasanya berupa gambar dari halaman tersebut. PDF jenis ini tidak memiliki lapisan teks, sehingga tidak bisa dicari atau diedit. 

Namun, dengan menggunakan teknologi OCR (Optical Character Recognition), file PDF ini bisa diubah menjadi PDF yang dapat dicari (searchable).

3. PDF yang Dapat Dicari (Searchable PDF)

Untuk menghasilkan PDF jenis ini, kamu perlu menggunakan teknologi OCR. Ketika dokumen dipindai, OCR akan menganalisis karakter dan struktur dokumen, lalu menambahkan lapisan teks di bawah gambar halaman PDF. PDF ini memungkinkan kamu untuk menyalin, menyorot, dan mencari teks dengan mudah.

Kelebihan PDF

PDF banyak dipilih karena berbagai kelebihan yang dimilikinya, antara lain:

1. Menjaga Integritas Tampilan

Salah satu keunggulan utama dari PDF adalah kemampuannya untuk mempertahankan tampilan asli dokumen. Apapun perangkat atau aplikasi yang digunakan untuk membuka file PDF, dokumen tersebut akan tetap terlihat sama, baik dari segi font, layout, maupun elemen grafis lainnya.

2. Bersifat Multidimensional

PDF tidak hanya menyimpan teks dan gambar, tetapi juga mendukung berbagai elemen multimedia lainnya seperti video, audio, animasi, hingga model 3D. Hal ini membuat PDF cocok untuk berbagai jenis dokumen, mulai dari brosur produk, presentasi, hingga laporan portofolio.

3. Mudah Dibuat dan Dibaca

PDF sangat mudah untuk dibuat dan dibaca. Kamu bisa membuatnya menggunakan berbagai aplikasi pengolah kata seperti Microsoft Word atau aplikasi desain grafis lainnya. Selain itu, hampir semua perangkat dan browser web dapat membuka PDF tanpa masalah.

4. Keamanan Terjamin

PDF menyediakan fitur keamanan seperti watermark, password, atau tanda tangan digital. Dengan cara ini, kamu bisa mengontrol siapa saja yang bisa mengakses atau mengedit dokumen tersebut.

5. Ukuran File yang Ringan

Walaupun PDF dapat berisi informasi yang sangat banyak, ukuran file PDF bisa diperkecil sehingga lebih mudah untuk dibagikan atau diunduh, sambil tetap mempertahankan kualitas gambar yang baik.

Kekurangan PDF

Namun, meskipun memiliki banyak kelebihan, PDF juga memiliki beberapa kekurangan, yaitu:

1. Tidak Dapat Diedit dengan Mudah

Salah satu kelemahan terbesar PDF adalah sifatnya yang tidak mudah diedit. Jika kamu perlu mengubah isi dokumen setelah disimpan dalam format PDF, kamu harus kembali ke aplikasi asal untuk mengeditnya. Setelah itu, kamu perlu menyimpan ulang file tersebut.

2. Kesulitan dalam Mengekstrak Informasi

PDF yang berisi teks dalam bentuk gambar (seperti file hasil pemindaian) tidak memungkinkan kamu untuk mengekstrak teks dengan mudah. 

Jika dokumen tersebut tidak memiliki lapisan teks yang dapat dibaca oleh komputer, kamu tidak bisa menyalin atau mengeditnya. Oleh karena itu, PDF jenis ini tidak cocok jika kamu membutuhkan informasi yang bisa diproses lebih lanjut.

3. Kompatibilitas dengan Versi Lama

Beberapa versi lama dari perangkat lunak atau pembaca PDF mungkin tidak mendukung fitur-fitur terbaru dari PDF. Ini bisa menyulitkan penerima file yang tidak memiliki aplikasi atau versi pembaca PDF yang tepat.

4. Risiko Keamanan

Sama seperti file lainnya, PDF juga bisa mengandung virus. Oleh karena itu, sangat penting untuk memastikan bahwa kamu hanya membuka file PDF dari sumber yang tepercaya. 

Selain itu, PDF dapat diproteksi dengan password, yang berarti hanya orang yang memiliki password yang bisa mengaksesnya.

Kesimpulan

PDF (Portable Document Format) adalah format yang ideal untuk menyimpan dan berbagi dokumen secara konsisten di berbagai perangkat, tanpa khawatir format atau tampilannya berubah. 

Keunggulannya yang menjaga integritas tampilan, mendukung elemen multimedia, serta menawarkan keamanan dan kompresi file yang efisien, membuat PDF menjadi pilihan utama dalam berbagi informasi.

Jika kamu memiliki website atau platform yang memerlukan pengelolaan file PDF, layanan hosting yang andal seperti IDwebhost akan mempermudah kamu dalam menyimpan, mengelola, dan membagikan file PDF tersebut kepada pengunjung atau klien.