Mengenal Procurement dalam Bisnis: Definisi dan Contohnya

Procurement memainkan peran krusial dalam memastikan perusahaan memiliki semua yang dibutuhkan untuk beroperasi dengan lancar. Namun, apa sebenarnya procurement itu? Yuk, simak ulasannya!

Apa Itu Procurement?

Procurement, atau pengadaan, adalah proses penting dalam bisnis yang melibatkan pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan untuk operasional sehari-hari.

Nah, proses ini tidak hanya sekadar membeli barang, tetapi juga mencakup berbagai aktivitas mulai dari mengidentifikasi kebutuhan hingga memantau penggunaan barang atau jasa yang dibeli.

Dengan kata lain, procurement berfungsi sebagai jembatan antara kebutuhan internal perusahaan dan penyedia eksternal yang dapat memenuhi kebutuhan tersebut.

Bagi perusahaan, terutama di sektor manufaktur, ketersediaan bahan baku dan suku cadang sangat penting. Tanpa pasokan yang memadai, proses produksi dapat terhambat, yang berdampak pada ketepatan waktu pengiriman produk kepada pelanggan.

Keterlambatan dalam pengadaan dapat mengakibatkan kehilangan kepercayaan pelanggan dan bahkan kerugian finansial yang signifikan.

Langkah-langkah dalam Proses Procurement

Walaupun tiap perusahaan mungkin punya versi proses pengadaan yang sedikit berbeda, ada beberapa langkah utama yang umumnya diikuti. 

Yuk, kita bahas satu per satu langkah-langkahnya.

1. Identifikasi Kebutuhan

Langkah pertama adalah memahami dengan jelas apa yang dibutuhkan oleh perusahaan, apakah itu bahan baku, produk tertentu, atau layanan khusus. Tim terkait biasanya mengadakan diskusi lintas departemen untuk memastikan semua kebutuhan sudah teridentifikasi dengan lengkap.

2. Sumber Pemasok

Setelah kebutuhan jelas, perusahaan harus mencari pemasok yang potensial. Ini bisa melalui riset, referensi, atau pameran industri. Pemasok yang dipilih harus memiliki reputasi baik dan mampu memenuhi spesifikasi yang diinginkan.

3. Ajukan Permintaan Pembelian

Nah, setelah menemukan pemasok yang sesuai, perusahaan membuat permintaan pembelian (purchase request) yang berisi detail barang atau jasa yang dibutuhkan. Permintaan ini harus disetujui oleh manajemen sebelum lanjut ke tahap berikutnya.

4. Evaluasi dan Pilih Pemasok

Di tahap ini, berbagai tawaran dari pemasok dievaluasi. Perusahaan akan menimbang berbagai faktor seperti harga, kualitas, dan waktu pengiriman. Proses seleksi ini bisa dilakukan melalui tender terbuka atau tertutup, tergantung kebijakan perusahaan.

5. Negosiasi Harga dan Ketentuan

Negosiasi sangat penting untuk mencapai kesepakatan terbaik. Pada tahap ini, perusahaan akan berdiskusi dengan pemasok untuk mendapatkan harga terbaik serta menetapkan syarat seperti waktu pengiriman dan garansi produk.

6. Buat Purchase Order (PO)

Setelah kesepakatan tercapai, perusahaan mengeluarkan purchase order (pesanan pembelian). Ini adalah dokumen formal yang merinci barang, jumlah, harga, dan syarat-syarat lainnya.

7. Terima Barang dan Periksa Kualitas

Ketika barang tiba, penting untuk memastikan bahwa kualitas dan jumlahnya sesuai dengan pesanan. Pemeriksaan ini dapat mencakup uji kualitas atau inspeksi fisik untuk memastikan tidak ada kesalahan.

8. Proses Faktur dan Penuhi Syarat Pembayaran

Pemasok mengirimkan faktur setelah pengiriman barang. Tim pengadaan memverifikasi faktur tersebut sebelum memproses pembayaran sesuai syarat yang disepakati.

9. Bangun Hubungan Baik dengan Pemasok

Hubungan yang positif dengan pemasok itu penting, lho. Dengan hubungan yang baik, komunikasi jadi lebih lancar, dan masalah bisa diselesaikan lebih cepat. Tak jarang, perusahaan bisa mendapatkan diskon atau penawaran istimewa dari pemasok yang sudah terjalin hubungan baik.

10. Kelola Kontrak

Setelah kontrak berjalan, perusahaan perlu memantau pelaksanaannya. Hal ini untuk memastikan pemasok mematuhi syarat yang telah disepakati. Pengelolaan kontrak yang efektif akan membantu menjaga kerjasama jangka panjang.

11.  Kelola Risiko

Risiko dalam pengadaan pasti ada, mulai dari keterlambatan pengiriman hingga masalah kualitas. Maka, perusahaan perlu menyiapkan rencana mitigasi, seperti memiliki lebih dari satu pemasok atau menyiapkan rencana cadangan.

12. Tinjau dan Analisis

Terakhir, perusahaan harus meninjau kinerja proses procurement. Dengan mengevaluasi Key Performance Indicator (KPI), perusahaan bisa menemukan area yang perlu diperbaiki untuk pengadaan di masa depan.

Contoh Penerapan Procurement dalam Bisnis

Mari kita lihat penerapan procurement pada perusahaan ritel besar. Sebuah supermarket, misalnya, membutuhkan berbagai produk untuk mengisi raknya, seperti bahan makanan, peralatan rumah tangga, dan produk kebersihan. 

Tim manajemen akan mengidentifikasi produk mana yang perlu diisi ulang berdasarkan data penjualan dan permintaan konsumen.

Selanjutnya, tim pengadaan mencari pemasok yang dapat menyediakan produk tersebut dengan harga dan kualitas yang diinginkan. 

Evaluasi pemasok melibatkan penilaian kemampuan produksi, keandalan pengiriman, dan sertifikasi kualitas. Penawaran dikumpulkan melalui proses tender, dan pemasok dipilih berdasarkan kriteria yang telah ditentukan.

Setelah negosiasi persyaratan, seperti harga, jumlah pesanan, dan syarat pengiriman, perusahaan mengirimkan pesanan pembelian resmi. 

Tim penerimaan kemudian memeriksa produk yang tiba untuk memastikan sesuai dengan pesanan. Jika memuaskan, faktur pemasok diproses dan pembayaran dilakukan sesuai kesepakatan.

Tantangan dalam Procurement

Meskipun procurement memiliki banyak manfaat, proses ini juga menghadapi beberapa tantangan, seperti:

• Kompleksitas Proses: Banyaknya langkah dan pihak yang terlibat dapat membuat proses pengadaan menjadi kompleks. Memastikan semua dokumen lengkap sangat penting untuk menghindari masalah.
• Perubahan Pasar: Fluktuasi harga dan kondisi pasar dapat memengaruhi biaya pengadaan. Perusahaan harus melakukan pemantauan atas perubahan ini dan segera melakukan adaptasi.
• Risiko Pemasok: Ketergantungan pada pemasok tertentu dapat menjadi risiko jika pemasok tersebut mengalami masalah produksi atau finansial.
• Regulasi dan Kepatuhan: Dalam sektor publik, kepatuhan terhadap regulasi sangat penting. Pelanggaran dapat mengakibatkan denda atau sanksi.

Implementasi Teknologi dalam Procurement

Untuk mengatasi tantangan yang ada, banyak perusahaan mulai mengimplementasikan teknologi dalam proses pengadaan mereka. Berikut sejumlah teknologi yang umum digunakan:

• Sistem Manajemen Pengadaan (Procurement Management Systems): Sistem ini membantu mengotomatiskan dan mengelola seluruh proses pengadaan, mulai dari identifikasi kebutuhan hingga pengelolaan kontrak. Dengan adanya sistem ini, perusahaan dapat mengurangi waktu dan biaya yang diperlukan untuk proses pengadaan.
• E-Procurement: E-Procurement adalah penggunaan platform online untuk melakukan transaksi pengadaan. Ini memungkinkan perusahaan untuk mengakses lebih banyak pemasok dan memudahkan proses pembelian barang dan jasa.
• Analitik dan Kecerdasan Buatan (AI): Penggunaan analitik dan AI dalam procurement dapat membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan yang lebih baik. Dengan analisis data yang mendalam, perusahaan dapat mengidentifikasi tren, memprediksi kebutuhan, dan meningkatkan efisiensi.

Kesimpulan

Procurement adalah elemen penting dalam manajemen bisnis yang memengaruhi efisiensi dan keberlanjutan perusahaan. Dengan mengikuti langkah-langkah yang tepat dan mengadopsi teknologi modern, perusahaan dapat mengoptimalkan proses procurement mereka. 

Di sisi lain, jika kamu ingin memaksimalkan bisnismu, akan lebih baik jika kamu membangun kehadiran online melalui website.

Dengan memiliki website profesional, kamu dapat menjangkau lebih banyak pelanggan, mempromosikan produk dan layanan dengan efektif, serta meningkatkan kepercayaan konsumen.