10 Manfaat G Suite Untuk Organisasi Non Profit

Google Suite merupakan sebuah layanan berbasis cloud yang menyediakan cara untuk bekerja sama secara online bagi perusahaan ataupun sekolah. Selain menggunakan email dan chat, kalian juga dapat menggunakan konferensi video, media sosial dan kolaborasi dokumen secara real-time serta masih banyak lagi. Dengan begitu Google Suite cocok untuk organisasi Nirlaba atau Non profit untuk meningkatkan efisiensi kerja non profit tersebut. Berikut ini 10 Manfaat G Suite untuk Organisasi Non Profit.

1. Mengatur Acara Penggalangan Dana

Manfaat G Suite yang pertama adalah untuk mengatur acara penggalangan dana. Memulai acara ini membutuhkan banyak waktu dan susah untuk di koordinasi. Dengan memakai Google Suite di perencanaan, anda dapat membuat rekan kerja mengetahui tentang rincian acara dan jadwal dengan membuat kalender team pada GoogleSuite.

Ketika anda sudah siap untuk memulai acara tersebut, publikasikan acara tersebut dengan aplikasi Calendar Google Suite, anda dapat menambahkan gambar, seperti flyers yang disimpan pada Google Drive. Kemudian buat web eksternal mengenai acara tersebut, tambahkan halaman kontak dan halaman Sign-up menggunakan Forms serta lainya menggunakan Sites. Dengan begitu semua peserta bisa mendapatkan semua informasi mengenai acara tersebut dimanapun dan dengan perangkat apapun seperti Smartphone, komputer, Smart TV, dll.

2. Luncurkan dan Publikasi Kampanye yang Menarik

Manfaat G Suite yang kedua adalah Publikasi Kampanye yang menarik. Kompetitif penggalangan dana untuk sektor non profit sangatlah tinggi, Jadi anda harus meningkatkan kampanye pada penggalangan dana yang akan berdampak pada pendukung dan merekrut orang yang sesuai. Buatlah website menggunakan gambar yang menarik dan informasi terkait lainya pada layanan Sites untuk menonjolkan misi dari organisasi anda.

Untuk meningkatkan eksposur, buatlah presentasi yang menginspirasi menggunakan Slides. Lalu Buat channel YouTube official anda untuk mengupload berbagai video dan targetkan sponsor yang baru ataupun yang tetap menggunakan Forms kemudian tambahkan semua file ini ( embed )  pada web anda. Ketika web anda sudah siap untuk dipublikasi dan dipromosikan, kampanyekan organisasi anda pada Google+ dengan mengajak para anggota anda untuk membagikan ide yang kreatif inovatif sehingga para relawan tertarik dan mengetahui cara untuk berkontribusi.

Baca Juga : Pengertian Dasar Website Bagi Pemula

3. Buat Proposal yang Kuat

Manfaat G Suite yang ketiga adalah Buat aplikasi/proposal dana yang kuat untuk non profit menggunakan Docs. Anda akan mudah dalam mencari grafik atau diagram, informasi, dan data lainya pada tool yang terdapat pada Docs. Butuh masukan dari rekan kerja anda pada dokumen itu ? caranya dengan Bagikan ( share ) dokumen itu untuk di edit secara bersamaan dan anda akan dapatkan umpan balik secara real-time melalui komentar dan tool chat yang ada pada Docs.

Tidak perlu memiliki banyak draft, pakailah tool revision history untuk melihat siapa saja yang melakukan perubahan pada dokumen anda. Anda dapat juga mengembalikan dokumen ke versi sebelumnya kapan saja.

4. Pusatkan Asset Organisasi pada Satu Web

Manfaat G Suite yang keempat adalah menyimpan asset organisasi anda. Anda Ingin cara yang lebih mudah dalam mengatur informasi administratif non profit anda ? Simpanlah asset anda seperti kabar internal, postingan blog, file penggalangan dana, kampanye, form online dan konten latihan, serta lainnya pada satu tempat dengan Sites. Sekarang organisasi anda sudah memiliki satu tempat untuk menyimpan semua data penting, yang dimana semua karyawan dapat mengaksesnya kapan saja dan dari perangkat manapun.

5. Persingkat Jadwal Sehari – hari

Manfaat G Suite yang kelima adalah Atur kegiatan harian anda secara online. Dengan Forms,  anda dapat membuat sebuah form yang mengizinkan pegawai untuk request jam istirahat, request perangkat keras ( hardware ) , pendaftaran relawan, dan sebagainya hanya dalam itungan menit.

Lacak setiap tugas administratif yang penting semacam jadwal pegawai dan deadlines dengan Calendar dan Sheets. Kemudian, Simpan semua konten kalian pada Drives. Bagikan folder dengan rekan kerja kalian jika seseorang mengubah file, semua orang dapat versi terbaru dan dapat menambahkan umpan balik secara real-time.

6. Atur dan Buat Asset Digital dengan Aman

Manfaat G Suite yang keenam adalah Jumlah konten digital yang diatur dan dibuat oleh nonprofit tumbuh dengan pesat. Simpan dan kelola asset/data seperti gambar, logo, panduan PDF, dan video kampanye menggunakan Drives. Drive kemudian akan melakukan sinkronisasi ke cloud sehingga semua pengguna internet dapat melihat konten terbaru jika di ijinkan oleh anda. Dengan fitur sharing dan akses kontrol akan membuat bekerja dengan agensi pendana external menjadi mudah dan aman.

7. Temukan dan Kelola Email Penting dengan Cepat

Manfaat G Suite yang ketujuh adalah dapat menemukan dan mengatur email penting dengan cepat. Ketika anda mengatur kampanye pada penggalangan dana atau mengirimkan informasi bulanan kepada anggota anda, hal yang sangat penting yaitu untuk mengatur email atau pesan yang diterima.

Gunakanlah tanda bintang untuk mengurutkan atau menandai pesan yang sangat penting atau biarkan tool Gmail Priority Inbox yang akan secara otomatis mengurutkan prioritas email yang masuk sehingga anda dapat fokus pada pesan tersebut lebih dulu. Anda juga dapat mengatur filter dan label seperti untuk acara ataupun projek tertentu, jadi anda akan lebih mudah dalam mengatur, menemukan, dan merespond pesan.

8. Rekrut dan Interview Pegawai/Relawan dengan Cepat

Manfaat G Suite yang kedelapan adalah Sebagai tempat untuk merekrut dan interview calon pegawai. Setelah calon pegawai atau relawan yang tertarik mengajukan informasi mereka melalui Forms, anda dapat melakukan interview kepada orang yang terpilih yang berada dimanapun menggunakan Hangouts. Kemudian persingkat proses interviewnya menggunakan website Sites yang berisikan fitur seperti chcecklist, informasi penting, dan tugas.

9. Latih Pegawai/Relawan Kapanpun dan Dimanapun

Manfaat G Suite yang kesembilan adalah untuk melatih pegawai/relawan. Banyak organisasi non profit memiliki pegawai dan relawan yang tersebar di berbagai negara. Jika anda ingin melatih orang yang anda pilih berdasarkan lokasi yang berbeda, Buatlah website training menggunakan Sites. Simpanlah semua tugas, kebijakan organisasi, dan dokumen yang lain di Drive, kemudian tambahkan file latihan ini pada web tersebut supaya para pegawai atau relawan dapat melakukan training secara mandiri.

Jika anda membutuhkan training secara live atau langsung, buat kelas virtual memakai Hangouts untuk menghemat waktu serta mengurangi biaya perjalanan. Kemudian anda beri tahu pegawai atau relawan mengenai jadwal training dengan memanfaatkan Calendar.

10. Komunikasi secara Cepat dengan Karyawan dan Group Besar Lainya

Manfaat G Suite yang terakhir adalah untuk berkomunikasi cepat dengan karyawan. Memantau pekerjaan semua pegawai merupakan tugas yang melelahkan, baik anda melakukan diskusi internal dengan para anggota staff atau berkomunikasi dengan penyumbang, anggota, relawan, pendukung, atau para klien.

Tool Group dapat dengan mudah membantu anda untuk berkomunikasi secara cepat dengan semua orang dalam waktu bersamaan. Setelah anda menambahkan akun email pada Group, anda jadi dapat mengirim email untuk semua orang di group tersebut dengan satu alamat, mengundang mereka ke sebuah acara ataupun membagikan dokumen ke mereka. Anda juga dapat membuat sebuah forum online untuk mendiskusikan topik industri yang sedang populer atau menjawab pertanyaan seputar organisasi anda.

Kesimpulan

Itulah penjelasan singkat dari kami semoga dapat membantu untuk lebih mengembangkan organisasi anda dengan memanfaatkan G Suite. IDwebhost akan senantiasa rutin membagikan berbagai artikel menarik seputar pengembangan web dan bisnis terkini. Selain itu, kami juga menyediakan jasa pembuatan web, domain murah, hosting berkualitas yang terjangkau dan lain sebagainya.