Cara Efektif Agar Email Tidak Masuk Folder Spam: 10 Tips!

Pernahkah kamu mengirim email penting tapi malah mendarat ke folder spam penerima? Pasti kamu juga kebingungan gimana caranya agar email tidak masuk ke folder spam. 

Masalah ini sering banget terjadi, baik untuk email bisnis maupun personal. Nah, di artikel ini, kita bakal bahas tips-tips praktis yang bisa kamu terapkan agar email kamu selalu mendarat di inbox, bukan di folder spam. Yuk, simak 10 tips efektifnya!

Cara Agar Agar Email Tidak Masuk Spam

Tips 1 – Pilih Penyedia Layanan Email (ESP) Terpercaya

Penyedia layanan email (ESP) adalah alat penting untuk berkomunikasi, khususnya untuk bisnis. Memilih ESP yang tepat akan mempengaruhi keamanan, reliabilitas, dan fungsionalitas email kamu. 

Ada pun faktor yang perlu kamu pertimbangkan saat memilih ESP yaitu:

• Keamanan: Pastikan penyedia layanan email kamu menawarkan fitur keamanan yang kuat. Contohnya, layanan Email Hosting dari IDwebhost yang sudah dilengkapi sertifikat SSL, filter anti-spam, hingga autentikasi dua faktor (2FA). 
• Reliabilitas dan Uptime: Pilih penyedia yang menjamin uptime tinggi, biasanya di atas 99%, agar email kamu selalu dapat diakses kapan saja tanpa gangguan.
• Kapasitas Penyimpanan: Pastikan penyedia layanan email menawarkan kapasitas yang cukup sesuai kebutuhan kamu.
• Integrasi dan Kemudahan Pengguna: Periksa apakah penyedia email mendukung integrasi dengan berbagai aplikasi pihak ketiga seperti kalender, kontak, dan alat kolaborasi lain.

Selain itu, pilih ESP yang menawarkan dukungan pelanggan 24/7 agar masalah teknis kamu tertangani dengan baik. Lihat juga ulasan dan reputasi ESP dari pelanggan lain untuk meyakinkan reputasi ESP yang kamu pilih. 

Yang terpenting, pastikan kamu mendapatkan fitur yang sesuai dengan harga yang dibayarkan, seperti kapasitas penyimpanan, dukungan SSL, filter spam, dan backup.

Baca Juga: Apa Itu Email Hosting? Pengertian dan Manfaat Layanannya

Tips 2 – Warming Up Email

Proses warming up email ini adalah langkah penting untuk perlindungan agar email kamu tidak masuk ke folder slam. Dengan cara ini, pengiriman email dari akun kamu secara bertahap ditingkatkan, sehingga tingkat keterlibatan dan deliverability juga naik. 

Berikut ini cara warming up email bisnis secara efektif agar email kamu tidak mau folder spam:

• Gunakan Alamat Email Baru: Pastikan domain terverifikasi (SPF, DKIM, DMARC).
• Kirim Email dengan Volume Bertahap: Kirim 10-20 email per hari di minggu pertama ke kontak yang aktif. Kemudian, naikkan jumlah email secara perlahan (misal, 30-50 email per hari di minggu kedua).
• Pantau Engagement: Lacak open rate, klik, dan balasan dari penerima untuk melihat seberapa bagus keterlibatan penerima dengan email yang kamu kirim.
• Buat Konten yang Relevan & Personal: Hindari kata-kata spam dan buat konten yang dipersonalisasi.
• Sertakan Opsi Unsubscribe: Pastikan penerima bisa berhenti berlangganan dengan mudah.
• Pantau Reputasi Email: Gunakan alat seperti Google Postmaster Tools atau Sender Score. Untuk meningkatkan reputasi, kamu juga bisa mengajak penerima membalas email kamu. 

Tips 3 – Autentikasi Email Kamu

Agar email kamu sampai ke audiens dengan lancar, pengaturan teknis dan autentikasi sangat penting. Ini memastikan penyedia email bisa memverifikasi bahwa kamu pengirim asli. Berikut cara gampangnya dalam 5 langkah:

1. Siapkan SPF – SPF (Sender Policy Framework) memverifikasi kalau email memang dikirim dari domain kamu.
2. Siapkan DKIM – DKIM (DomainKeys Identified Mail) memastikan email kamu nggak diubah saat dikirim.
3. Siapkan DMARC – DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance) melindungi domain kamu dari serangan phishing dan penyalahgunaan.
4. Siapkan Catatan MX – MX Record mengarahkan penyedia email ke server yang menerima email untuk domain kamu, jadi kamu bisa terima email dengan benar.
5. Siapkan Domain Pelacakan Kustom – Ini membantu kamu melacak rasio buka dan klik email dengan aman.

Tips 4 – Minta Penerima Memasukkan Alamat Email ke Whitelist

Ketika kamu menyambut pelanggan baru ke dalam daftar email kamu, jangan ragu untuk meminta mereka menambahkan alamat email kamu ke kontak mereka (whitelisting). 

Dengan cara ini, saat pelanggan menandai kamu sebagai “bukan spam,” penyedia layanan internet (ISP) jadi lebih percaya bahwa kamu adalah pengirim yang sah.

Kamu bisa menggunakan frasa sederhana seperti, “Tolong tambahkan kami ke kontak kamu,” atau “Pastikan email kami tidak masuk ke folder spam dan tambahkan kami ke daftar pengirim terpercaya.” 

Tips 5 – Personalisasi Konten Email 

Personalisasi email itu penting untuk menghindari kesan spam dan membuat audiens merasa lebih dihargai. Email yang terasa khusus akan meningkatkan peluang balasan.

Untuk memudahkan personalisasi dalam skala besar, gunakan tag khusus seperti:

• {{NamaDepan}} – Menyebut nama depan penerima.
• {{Nama Perusahaan}} – Menunjukkan bahwa kamu peduli dan melakukan riset.
• {{Titik Nyeri}} – Mengidentifikasi masalah mereka dan menawarkan solusi.

Setelah kamu mempersonalisasi email, jangan lupakan baris subjeknya! Baris subjek adalah hal pertama yang dilihat audiens, jadi buatlah menarik agar mereka ingin membuka emailmu. 

Buatlah baris subjek yang menarik perhatian, agar penerima email tertarik membaca lebih lanjut dan mengetahui manfaat apa yang bisa mereka dapatkan dari emailmu. Tapi ingat, selalu pastikan janji yang kamu buat di baris subjek sesuai dengan isi email. 

Tips 6 – Hindari Pemendek Link dan Attachment

Pemendek tautan (link) sering kali dianggap mencurigakan dan biasanya ditemukan dalam email spam atau phishing. Begitu juga dengan lampiran (attachment), yang kerap membawa virus sehingga membuat penerima ragu untuk membuka email kamu.

Sebagai gantinya, lebih baik buat hyperlink langsung di teks atau sisipkan tautan utuh dalam emailmu. Dengan cara ini, kamu tetap bisa berbagi informasi dan file dengan audiens tanpa khawatir emailmu masuk folder spam.

Tips 7 – Ikuti Praktik Anti-Spam

Agar email kamu tidak masuk ke folder spam, penting untuk mengikuti praktik pengiriman email yang tepat. Salah satu hal yang sering diabaikan adalah cara mengirim email. 

Berikut beberapa tips yang bisa kamu terapkan:

• Kirim antara 50-200 email per hari, per alamat. Jangan terlalu memaksakan diri! Ini membantu menjaga reputasi pengirim email.
• Sebarkan pengiriman sepanjang hari. Daripada mengirim semua email sekaligus, cobalah untuk menjadwalkan pengiriman di berbagai waktu. Ini membuat pengiriman terlihat lebih natural.
• Dapatkan balasan! Usahakan untuk mendapatkan setidaknya 50 balasan untuk setiap 200 email yang kamu kirim. Ini menunjukkan bahwa emailmu direspons dengan baik, yang tentu saja bagus untuk reputasi.

Tips 8 – Jangan Gunakan HTML Rumit

Menggunakan kode HTML yang rumit bisa bikin penyedia email kamu panik! Kode yang terlalu kompleks atau rusak dapat meningkatkan risiko emailmu tidak terkirim dengan baik atau malah masuk ke folder spam, meskipun sebenarnya sudah dikirim.

Jadi, untuk menghindari masalah ini, lebih baik gunakan elemen yang sederhana. Cukup gunakan variabel dasar untuk mempersonalisasi email kamu. 

Tips 9 – Waspada Perangkap Spam

Perangkap spam sering kali tidak disadari. Ini bisa berupa alamat email palsu atau alamat yang sudah tidak aktif yang digunakan layanan anti-spam untuk menangkap spammer. Jika kamu terus mengirim email ke alamat ini, ini akan membuat email kamu dikenali sebagai spam. 

Solusinya? Gunakan alat verifikasi email! Dengan alat ini, kamu bisa tahu apakah alamat email tersebut sudah tidak aktif, sehingga bisa langsung dihapus dari daftar kirimmu.

Tips 10 – Bersihkan Daftar Email Secara Teratur

Kadang, ada pelanggan yang sudah tidak tertarik lagi dengan emailmu, dan lebih baik hapus mereka dari daftar penerima. Sebelum melakukannya, kirimkan kampanye aktivasi ulang untuk menanyakan apakah mereka masih ingin menerima email dari kamu. Bagi yang ingin dihapus atau tidak merespons, ya, hapus saja!

Jangan lupa untuk memverifikasi alamat email pelanggan agar kamu hanya memiliki yang sah. Kamu bisa menggunakan alat verifikasi email untuk menemukan email yang sudah mati dan termasuk perangkap spam. 

Baca Juga: Cara Mengatur Filter Email SPAM di cPanel

Penyebab Email Masuk Folder Spam

Selain mengetahui cara agar email tidak masuk ke folder spam, kamu juga harus memahami faktor-faktor yang menyebabkan email kamu dianggap spam oleh penerima. 

• Domain dan IP Address Pengirim: Jika reputasi email kamu buruk, ini bisa bikin emailmu langsung terjebak di spam. Kadang, reputasi ini dipengaruhi oleh perilaku pemasaran email kamu sebelumnya. Jika kamu berbagi IP Address dengan pengirim lain yang punya reputasi jelek, kamu pun akan merasakan dampaknya.
• Tingkat Keluhan Spam: Semakin banyak orang menandai email kamu sebagai spam, semakin besar kemungkinan email berikutnya juga akan masuk ke sana. Jika keluhan ini terus muncul, bisa jadi kamu akan terdaftar dalam daftar blokir.
• Tingkat Keterlibatan Pelanggan: Jika email kamu jarang dibuka atau direspons, penyedia layanan email akan mulai meragukan keabsahan kamu sebagai pengirim. Mereka mungkin tidak tahu kalau kamu bukan spammer, tapi data tersebut sudah memberi alasan untuk mempertanyakan reputasimu.

Kesimpulan

Jadi, untuk memastikan agar email kamu tidak masuk ke folder spam, penting untuk memadukan konten yang tepat, pengelolaan teknis yang baik, dan menjaga kualitas daftar email yang kamu miliki. Dengan menerapkan 10 tips di atas, kamu bisa meningkatkan efektivitas komunikasi melalui email dan memastikan pesanmu sampai ke tujuan dengan baik.

Kalau kamu ingin mengambil langkah lebih lanjut untuk email bisnis yang profesional, pertimbangkan layanan Email Hosting dari IDwebhost. Kami menawarkan paket yang fleksibel, kapasitas memori besar, layanan backup email, dan yang terpenting, bebas iklan!