Yuk Kenali Manfaat E-Faktur untuk UMKM, Mudah dan Untung!

Masih bingung urus pajak? Mengetahui manfaat e-faktur untuk UMKM bisa mengubah cara kamu mengelola pajak: lebih rapi, hemat waktu, dan mengurangi risiko denda. 

Artikel ini akan memandu langkah praktis agar pembuatan dan pengelolaan faktur pajak tidak lagi merepotkan. Mulai sekarang, simak langkah mudahnya agar bisnismu segera naik kelas.

Apa Itu E-Faktur?

E-faktur adalah versi digital dari faktur pajak yang disediakan Direktorat Jenderal Pajak. Sistem ini memungkinkan Pengusaha Kena Pajak (PKP) menerbitkan, melaporkan, dan melacak faktur secara elektronik lewat satu platform. 

Dengan e-faktur ini, proses perpajakan yang dulu manual sekarang jadi otomatis, validasi data berjalan cepat, dan risiko human error jadi berkurang. 

Baca Juga: Pajak UMKM: Cari Tahu Berapa Tarif dan Insentifnya di 2025!

Kamu kamu penasaran cara mulainya dari mana: kamu bisa mengakses aplikasi e-Faktur resmi lewat situs DJP atau gunakan mitra seperti KlikPajak untuk antarmuka yang lebih ramah.

Proses pendaftaran e-faktur hanya butuh NPWP, sertifikat elektronik, dan aktivasi NSFP, tapi begitu berjalan, manfaatnya terasa setiap hari.

Baca Juga: Cara Daftar OSS.go.id untuk UMKM Online, Cepat dan Gratis!

Manfaat E-Faktur untuk UMKM

Banyak UMKM belum sadar, e-faktur bisa jadi senjata ampuh untuk merapikan administrasi dan mengoptimalkan pengelolaan pajak bisnis. Berikut ringkasan manfaat e-faktur untuk UMKM yang harus kamu tahu:

Kontrol Internal Jadi Rapi

Dengan e-faktur, semua data transaksi, mulai dari pesanan, pembayaran, hingga bukti potong, tersimpan rapi di satu sistem. Kamu tidak perlu lagi cari-cari file di banyak folder. Hasilnya, arus kas lebih terpantau dan proses rekonsiliasi keuangan jadi cepat.

Kredit PPN Lebih Akurat

Saat faktur pajak elektronik terisi benar, proses mengkreditkan pajak masukan bisa berjalan mulus. Ini penting, karena beban PPN yang kamu bayar bisa berkurang jika pencatatan rapi dan sesuai aturan.

Pengendalian Akuntansi Lebih Mudah

E-faktur membantu UMKM mencatat utang dan piutang secara otomatis. Bagi kamu yang sering bertransaksi kredit, fitur ini membuat laporan keuangan lebih akurat dan siap diperiksa kapan saja.

Produktivitas Meningkat

Proses penerbitan faktur tak lagi terhambat cetak dan tanda tangan manual. Kamu bisa menyimpan draft, mengedit, dan menerbitkan banyak faktur sekaligus tanpa repot.

Kepatuhan Pajak Terjaga

Sistem akan memvalidasi data sebelum faktur disetujui. Ini menurunkan risiko kesalahan input yang bisa memicu sanksi. Saat ada pemeriksaan pajak, semua dokumen sudah siap.

Semua poin ini bukan sekadar teori; ketika kamu konsisten memakai e-faktur, pengelolaan pajak dan audit internal jadi jauh lebih ringan.

Komponen Penting dalam E-Faktur

Untuk membuat faktur pajak elektronik yang sah, ada beberapa komponen wajib yang harus terisi:

• Informasi Penjual: nama usaha, alamat, NPWP, dan Nomor Seri Faktur Pajak (NSFP).
• Informasi Pembeli: nama, alamat, dan NPWP pembeli (jika ada).
• Rincian Barang/Jasa: deskripsi, jumlah, harga satuan, dan total sebelum pajak.
• Informasi Pajak: besar PPN, PPnBM bila relevan, dan kode transaksi.
• Informasi Tambahan: tanggal faktur, nomor faktur, invoice, dan tanda tangan/approval elektronik.

Memahami komponen ini membantu kamu memastikan setiap e-faktur yang diterbitkan lengkap, sehingga tidak bermasalah saat rekonsiliasi atau audit.

Cara Membuat E-Faktur: Panduan Praktis

Supaya proses penerbitan e-faktur berjalan mulus, ada beberapa langkah praktis yang bisa kamu ikuti dari awal sampai akhir saat pertama kali membuat e-faktur:

Step 1: Pastikan Status PKP

Kalau kamu belum berstatus PKP, e-faktur belum bisa diterbitkan. Mulailah dengan:

1. Mendaftar di KPP atau ajukan secara online sesuai panduan DJP. 
2. Siapkan data legal usaha dan kontak penanggung jawab, pastikan semuanya valid.

Setelah disetujui, cek kembali akun DJP-mu sudah aktif supaya akses ke layanan PPN bisa langsung digunakan.

Step 2: Siapkan Dokumen

Dokumen yang rapi akan membuat proses jauh lebih lancar. Pastikan kamu:

1. Sudah memiliki NPWP, EFIN, sertifikat elektronik, dan passphrase. 
2. Kumpulkan juga data transaksi seperti invoice, daftar barang atau jasa, serta nilai PPN yang harus dicatat. 

Jangan lupa tentukan siapa saja di tim yang akan memiliki akses ke aplikasi e-faktur agar proses berjalan terkontrol.

Step 3: Perangkat yang Siap Tempur

Laptop atau komputer yang lambat bisa bikin frustrasi saat input data. Pastikan perangkat kamu sudah:

1. Dilengkapi RAM minimal 3 GB dan koneksi internet stabil. 
2. Install Java atau Adobe Reader sudah versi terbaru sesuai kebutuhan aplikasi.

Sebaiknya lakukan uji login lebih awal, jangan tunggu di jam sibuk.

Step 4: Unduh dan Daftar Aplikasi

Pilih platform yang nyaman untuk kamu dan tim. Berikut ini langkah unduh dan daftar aplikasi e-faktur:

1. Unduh aplikasi e-Faktur via situs resmi DJP Online atau mendaftar lewat mitra resmi seperti KlikPajak. 
2. Login menggunakan NPWP, unggah sertifikat elektronik, isi captcha, lalu buat password.

Jika berhasil masuk ke menu utama dan semua fitur terlihat, artinya akun siap digunakan.

Step 5: Tambahkan NSFP

NSFP ibarat nomor antrean sebelum faktur pajak bisa terbit. Maka dari itu:

1. Ajukan NSFP terlebih dahulu melalui e-Nofa. 
2. Masukkan nomor awal hingga akhir beserta tanggal terbit di aplikasi. 
3. Simpan dan pastikan statusnya sudah aktif agar siap dipakai.

Step 6: Buat Faktur Keluaran atau Masukan

Di tahap ini, kamu sudah bisa memilih jenis faktur sesuai kebutuhan. 

1. Masukkan data pembeli atau penjual beserta rincian barang atau jasa. 
2. Simpan sebagai draft, cek kembali NPWP, tarif, dan tanggal transaksi. 

Jika semua sudah benar, upload ke sistem dan tunggu hingga status berubah menjadi “Approved.”

Step 7: Backup dan Arsip

Jangan menunggu data hilang baru bertindak. Sebaiknya lakukan beberapa hal ini:

1. Ekspor faktur dalam format PDF, XML, atau CSV. 
2. Simpan dokumen faktur tersebut di cloud dengan struktur folder per masa pajak.
3. Lakukan backup secara rutin dan batasi akses hanya untuk pihak yang membutuhkannya agar data tetap aman.

Catatan: selalu periksa kembali NPWP dan nominal sebelum submit agar tidak terjadi penolakan atau koreksi yang merepotkan.

Tips Efektif Pengelolaan Pajak

Agar pengelolaan pajak di bisnis UMKM-mu berjalan sukses, coba terapkan praktik ini:

• Rekap dokumen di satu tempat. Unggah faktur lama dan bukti potong supaya histori pajak lengkap.
• Manfaatkan dasbor aplikasi. Pantau kuota NSFP, status faktur, dan ringkasan pajak lewat satu tampilan.
• Otomasi pelaporan. Gunakan fitur validasi otomatis (automation) dan prefilled data bila tersedia, sehingga human error berkurang.
• Kolaborasi tim. Aktifkan multi-user untuk memudahkan staf input data tanpa harus berbagi kredensial.
• Lakukan audit internal rutin. Cek kesesuaian faktur pajak dengan buku besar agar laporan fiskal selalu siap.

Dengan langkah-langkah ini, beban kerja saat SPT Masa PPN atau pemeriksaan pajak jauh lebih ringan.

Tantangan UMKM Pakai E-Faktur

Tidak semua UMKM langsung nyaman memakai e-faktur. Kendala umum termasuk literasi digital, koneksi internet terbatas, dan kebiasaan kerja lama. Solusi praktis yang bisa dilakukan:

• Pelatihan singkat untuk staf. Sesi 1–2 jam cukup untuk membiasakan antarmuka dasar.
• Pilih mitra layanan dengan UI bersahabat. KlikPajak atau penyedia serupa sering punya panduan yang membantu.
• Gunakan koneksi cadangan. Simpan data offline (secara terenkripsi) untuk kemudian diunggah saat koneksi stabil.
• Konsultasi pajak sewaktu transisi. Konsultan dapat membantu mengatur workflow awal agar tidak salah langkah.

Pendekatan bertahap biasanya lebih efektif: mulai dari transaksi paling rutin, baru kembangkan ke penanganan yang lebih kompleks.

Kesimpulan

Sekarang kamu sudah tahu bukan? manfaat e-faktur untuk UMKM jauh melampaui sekadar kewajiban pajak. Ia adalah alat yang membuat administrasi lebih rapi, pelaporan pajak lebih cepat, dan keuangan bisnismu lebih terkendali. 

Dengan menguasai komponen faktur pajak, langkah pembuatannya dari awal sampai pengelolaan, dan teknik automasi, bisnis UMKM kamu siap naik kelas tanpa repot.

Namun, semua kemudahan ini akan lebih terasa jika bisnismu punya fondasi digital yang kuat. Website yang cepat, aman, dan stabil akan menunjang transaksi online, termasuk pengiriman e-faktur secara instan. 

IDwebhost siap jadi partner lewat layanan Hosting Murah yang dioptimalkan untuk UMKM. Dengan infrastruktur yang tangguh dan harga bersahabat, kamu bisa fokus mengembangkan bisnis, sementara kami menjaga performa onlinemu tetap prima.