Panduan Email Warmup Agar Tak Masuk Greylisting & Spam

Kamu mungkin pernah mengalami situasi di mana email yang dikirim malah masuk ke folder “spam” atau terhambat oleh greylisting. Nah, di sinilah pentingnya proses email warmup. Dengan melakukan email warmup, kamu secara perlahan meningkatkan jumlah pengiriman agar reputasi pengiriman semakin baik. 

Tujuan artikel ini adalah untuk memberikan pemahaman tentang pentingnya email warmup dalam mencegah email masuk greylisting serta langkah-langkah praktis dalam proses email warmup.

Apa Itu Email Warmup?

Email warmup juga bisa diartikan sebagai pemanasan email. Ini adalah proses bertahap untuk mengirim dari sejumlah kecil email dari akun email baru atau email hosting baru. untuk membangun reputasi positif dengan penyedia layanan email (Email Service Provider/ESP) seperti Google dan Microsoft. 

Meskipun Google dan Microsoft menawarkan batas pengiriman yang tinggi, seperti 2.000 – 10.000 email, bukan berarti kamu langsung harus mengirimkan banyak email (email blast) dari akun baru. 

Sebagai gantinya, kamu bisa memulai dengan mengirimkan 10-20 email per hari di awal, lalu meningkatkannya secara bertahap hingga mencapai 100-150 email per hari. Proses ini biasanya memakan waktu sekitar 4-5 minggu untuk menghangatkan akun email kamu. 

Proses email warmup tidak hanya soal seberapa banyak email yang kamu kirim, tapi juga bagaimana penerima merespons emailmu. Misalnya, apakah mereka membuka, membaca, membalas, atau bahkan menandai email kamu sebagai “penting”? Semakin banyak interaksi positif seperti ini, semakin tinggi reputasimu di mata ESP. 

Panduan Praktis Email Warmup

Terdapat dua cara untuk memanaskan akun email baru kamu, yakni dengan melakukannya sendiri secara manual atau mengotomatiskan prosesnya dengan alat email warmup khusus. Mari kita bahas satu persatu metodenya di bawah ini:

Pemanasan Email Manual

Memanaskan akun email atau email warmup secara manual seringkali dianggap sebagai pilihan yang paling aman, karena kamu memiliki kontrol penuh atas selama prosesnya. Ikuti langkah-langkah berikut ini:

Tahap 1: Siapkan Akun Email

• Konfigurasi Teknis: Pastikan kamu mengatur catatan DNS seperti DMARC, DKIM, dan SPF pada akun email bisnis. Ini penting untuk membangun reputasi pengirim dan menghindari label spam.
  • Jika menggunakan email bisnis: Pastikan domain email (misalnya, user@domain.com) sudah terverifikasi.
  • Jika menggunakan email gratis (Gmail, Yahoo, Outlook): Tidak perlu menyiapkan catatan DNS, namun ini tidak disarankan untuk penjangkauan profesional.

Tahap 2: Hindari Kata-kata Pemicu Spam

• Kata-kata yang harus dihindari: “Terjamin,” “Murah,” “Menjadi kaya,” “Penawaran,” “Kesepakatan” dan kata-kata serupa lainnya yang sering digunakan dalam spam.
• Buat email yang relevan: Pastikan email yang kamu kirim dipersonalisasi, singkat, dan informatif. Hindari kata-kata yang bisa memicu filter spam.

Tahap 3: Kirim Email ke Penerima Terbatas

• Mulai dengan beberapa penerima: Kirim email hanya ke 2-3 penerima pertama, misalnya teman atau kolega dari industri yang sama. Ini membantu untuk mendapatkan balasan dan membangun reputasi.
• Fokus pada percakapan: Hindari mengirim email massal atau email penjualan yang agresif. Cobalah untuk memulai percakapan yang berarti, misalnya, dengan memberi komentar positif atau membagikan informasi bermanfaat.

Tahap 4: Pertahankan Benang Percakapan

• Tanya atau beri umpan balik: Agar penerima merasa tertarik untuk membalas, ajukan pertanyaan atau berikan umpan balik pada akhir email.
• Beri Respons cepat: Jika penerima membalas, pastikan untuk merespons dengan cepat untuk menjaga percakapan tetap berjalan dan menghindari reputasi buruk.

Tahap 5: Tingkatkan Volume Secara Perlahan

• Minggu 1-2: Mulailah dengan mengirim 5-10 email per hari dan tingkatkan secara bertahap 1-2 email setiap harinya.
• Minggu 3-4: Targetkan 15-20 email per hari, dengan penambahan 2-3 email setiap hari, dengan tetap fokus pada mendapatkan balasan.

Tahap 6: Pantau Metrik Pemanasan Email

• Tingkat Penempatan Kotak Masuk: Pastikan lebih dari 90% email kamu masuk ke kotak masuk, bukan ke spam.
• Rasio Pembukaan: Usahakan rasio pembukaan email mencapai 30%-50% atau lebih.
• Tingkat Balasan: Tingkatkan tingkat balasan hingga 8%-10%.
• Rasio Pentalan: Usahakan rasio pentalan (bounce rate) tetap di bawah 2%.
• Tingkat Spam: Pastikan tingkat spam di bawah 0,1%.
• Metrik Keterlibatan: Cobalah untuk meningkatkan keterlibatan seperti klik dan terusan hingga 5%-15%.

Pemanasan Email dengan Alat

Panduan termudah (dan tercepat) dalam proses email warmup adalah dengan menggunakan alat bantu. Alat ini membantu kamu menyederhanakan proses pemanasan dan meningkatkan kemampuan pengiriman selama beberapa pekan. 

Saat ini ada banyak tools atau alat untuk email warmup dengan keunggulannya masing-masing. Contohnya, Warmup Inbox, Mailwarm, GMass, Lemwarm, WarmUp Your Email, Autowarmer, Folderly, Woodpecker, dan masih banyak lagi. 

Nah, sekarang kita akan membahas panduan email warmup menggunakan salah satu alat populer di atas, yaitu Warmup Inbox. Ikuti panduannya berikut ini:

Warmup Inbox alat yang mudah digunakan dan bekerja secara otomatis dalam melakukan serangkaian tindakan yang bertujuan untuk membangun kepercayaan dengan penyedia layanan email (ESP) seperti Gmail, Outlook, dan lainnya.

Beberapa tindakan otomatis yang bisa dilakukan Warmup Inbox dalam proses pemanasan akun email:

• Mengirim dan Menerima Email Otomatis – Meningkatkan reputasi pengirim dengan mengirim dan menerima email secara otomatis.
• Menarik Email dari Folder Spam – Mengambil email yang masuk ke folder spam dan menandainya sebagai “penting.”
• Pemantauan Daftar Hitam – Memeriksa domain email apakah terdaftar di daftar hitam dan memberi peringatan jika perlu.
• Melacak Kesehatan Pengirim – Menilai kesehatan akun berdasarkan faktor-faktor pengiriman email, dengan skor 0-10.
• Meningkatkan Reputasi Pengirim – Meningkatkan pengiriman email secara bertahap dan mengurangi kemungkinan masuk spam.

Pentingnya Melakukan Email Warmup

Kamu mungkin bertanya-tanya mengapa harus repot-repot melakukan email warmup. Lagi pula, pada akhirnya kamu memang akan mengirim email, kenapa tidak langsung saja menggunakan akun baru dan mengirimkan banyak email sekaligus. 

Berbeda seperti pengiriman email biasa, pemanasan email ini memang dirancang khusus untuk meningkatkan kemampuan akun email melakukan email. Bahkan dalam kampanye email marketing terbaik pun, daftar email penerima masih memiliki rasio buka dan balasan yang rendah. 

Berikut ini pentingnya kamu perlu melakukan proses email warmup, terutama jika kamu adalah praktisi digital marketing di mana email marketing adalah senjata kamu menjangkau audiens. 

1. Membangun Reputasi Pengirim

Ketika kamu mulai menggunakan akun email baru, reputasi pengiriman masih netral, artinya tidak ada catatan baik atau buruk. Pemanasan email membantu membangun reputasi yang positif di mata penyedia layanan email (ESP) seperti Gmail atau Outlook.

Dengan mengirim dan menerima email secara alami (dengan volume yang tepat), kamu memperlihatkan kepada ESP bahwa akunmu digunakan dengan benar. Jika terlalu banyak email yang diabaikan atau dianggap sebuah spam, reputasimu akan turun dan emailmu bisa diblokir.

2. Meningkatkan Kemampuan Pengiriman untuk Penjangkauan

Email marketing seringkali menggunakan gambar atau tautan yang, meskipun efektif, bisa memicu filter spam. ESP memeriksa apakah email berisi elemen-elemen yang mencurigakan, seperti gambar yang terlalu banyak atau tautan yang menggunakan pemendek URL.

Dengan mengirim email yang sehat dan memperbaiki reputasi, ESP akan menganggap emailmu lebih tepercaya dan meningkatkan kemungkinan emailmu sampai ke kotak masuk penerima.

3. Proses yang Mempercepat Jangkauan Email

Jika kamu langsung mengirim email tanpa pemanasan, reputasimu bisa terganggu lebih lama. Sinyal negatif dari penerima (seperti email dianggap spam) akan memperlambat proses dan bisa merusak reputasi.

Proses email warmup membantu mempercepat penilaian reputasi oleh ESP, sehingga kamu bisa mulai mengirim email dingin lebih cepat dan dengan volume yang lebih tinggi dalam waktu yang lebih singkat.

4. Mencegah Email Masuk Greyslisting & Blacklisting

Jika emailmu dikenali sebagai spam atau aktivitas pengiriman terlalu mencurigakan, domain atau alamat emailmu bisa masuk greylisting dan bahkan blacklist. Ini sangat merugikan, karena email berikutnya yang dikirim akan sulit sampai ke penerima.

Email warmup secara bertahap dan sistematis membantu mencegah hal ini dengan memastikan bahwa email yang dikirim selalu dipandang sebagai email yang sah dan bukan spam.

5. Menghemat Waktu dan Risiko

Walaupun pemanasan manual memakan waktu (biasanya 2-3 minggu), menggunakan alat pemanasan otomatis bisa mempercepat proses. Kamu akan mulai melihat hasil lebih cepat, tanpa harus menunggu terlalu lama untuk membangun reputasi pengirim yang baik.

Dengan memanaskan email dengan benar, kamu mengurangi risiko gagal pengiriman dan dapat meningkatkan tingkat respons dari penerima.

Kesimpulan

Meskipun tampak seperti proses yang membutuhkan waktu, melakukan email warmup yang tepat dapat memberikan hasil yang jauh lebih baik dalam jangka panjang, meningkatkan deliverability, dan mencegah email masuk greylisting hingga blacklisting yang bisa menghambat kampanye email marketing kamu.

Untuk memastikan proses email warmup berjalan optimal dan akun email serta domain kamu cepat mendapatkan reputasi baik, memilih layanan hosting yang tepat sangat penting. IDwebhost hadir dengan solusi Hosting Murah Unlimited yang menawarkan kapasitas tanpa batas, server stabil, dan performa andal, yang mendukung pengiriman dan penerimaan email secara otomatis dengan lancar.