Mengenal Microsoft Teams: 7 Keunggulan yang Harus Kamu Tahu!

Dalam era kerja hybrid dan digital seperti sekarang, software kolaborasi tim berbasis cloud menjadi kebutuhan utama bagi banyak bisnis. Salah satu platform yang paling populer adalah Microsoft Teams. Tapi, apa sebenarnya Microsoft Teams itu? Apa saja keunggulan Microsoft Teams? Dan, yang paling penting, bagaimana keamanan Microsoft Teams dalam melindungi data pengguna? Artikel ini akan membahas semua itu!

Apa Itu Microsoft Teams?

Microsoft Teams adalah platform kolaborasi yang diluncurkan pada November 2016 sebagai bagian dari paket Microsoft 365. 

Dengan fitur-fitur seperti chat, panggilan suara dan video, serta berbagi file, Teams dirancang untuk mendukung kerja tim baik secara lokal maupun jarak jauh. 

Sejak peluncurannya, Microsoft terus mengembangkan Teams dengan berbagai fitur baru untuk memenuhi kebutuhan bisnis modern.

Terlebih, Microsoft Teams kini banyak dicari setelah Skype diumumkan akan berhenti beroperasi pada Mei 2025. Microsoft juga mempermudah migrasi pengguna Skype ke Teams, memungkinkan mereka beralih tanpa hambatan. 

Beberapa fitur utama Microsoft Teams meliputi:

• Chat: Baik untuk komunikasi individu maupun grup, dengan dukungan format teks, emoji, dan berbagi file.
• Channels: Tempat khusus untuk diskusi tim berdasarkan topik tertentu, yang bisa bersifat publik atau privat.
• Meetings: Video konferensi yang mendukung hingga 1.000 peserta sekaligus.
• Calling: Kemampuan melakukan panggilan keluar langsung dari aplikasi.

Baca Juga: Komunikasi Virtual Adalah: Arti, Kelebihan, Jenis, Serta Contohnya

Apakah Microsoft Teams Aman?

Keamanan Microsoft Teams bukan sekadar klaim, melainkan didukung oleh serangkaian fitur canggih yang memastikan perlindungan data dan komunikasi. Kamu mungkin bertanya-tanya, sejauh mana keamanan ini bekerja?

• Two Factor Authentication (2FA) dan Single Sign-On (SSO)
  Two Factor Authentication dan Single Sign-On memastikan hanya pengguna sah yang bisa mengakses akun mereka, mengurangi risiko peretasan akibat kredensial bocor. 
• Data Encryption
  Diterapkan baik saat data dikirim (in transit) maupun saat disimpan (at rest), sehingga informasi tetap terlindungi dari akses tidak sah.
• Advanced Threat Protection (ATP)
  Sistem berbasis cloud yang mendeteksi dan memblokir konten berbahaya sebelum sempat membahayakan pengguna. 
• Safe Links
  Fitur ini otomatis memfilter tautan berbahaya dalam pesan dan dokumen untuk mencegah phising atau serangan siber lainnya.
• Private Channels
  Diskusi dalam tim tetap eksklusif dengan Private Channels, di mana hanya anggota tertentu yang bisa mengaksesnya.
• End-to-End Encryption (E2EE)
  Panggilan VoIP sensitif mendapatkan perlindungan ekstra dengan enkripsi menyeluruh berupa end-to-end encryption dari pengirim ke penerima.
• Kontrol Meeting
  Admin bisa mengatur izin peserta, menonaktifkan video, atau membatasi akses hanya untuk undangan tertentu.

Keunggulan Microsoft Teams

Berikut ini beberapa keunggulan Microsoft Teams yang perlu kamu tahu. Setelah mengetahui beberapa kelebihannya, apakah kamu sudah siap beralih dari Skype ke Teams?

#1. Kolaborasi Aman, Baik Internal Maupun Eksternal

Keamanan Microsoft Teams sudah memenuhi standar tinggi seperti ISO 27001 dan SOC 1 & 2. Dengan enkripsi data saat transit dan saat disimpan, serta dukungan autentikasi dua faktor,

Teams memastikan bahwa komunikasi dan file pengguna tetap aman. Selain itu, administrator bisa mengelola akun tamu untuk bekerja sama dengan pihak eksternal tanpa mengorbankan keamanan.

#2. Visibilitas Data dan Pengelolaan yang Lebih Baik

Salah satu keunggulan Microsoft Teams yakni kemampuannya menyimpan semua percakapan dan file di cloud Microsoft 365, yang dapat diakses melalui Microsoft Graph untuk analisis data.

Dengan ini, pemimpin bisnis bisa melihat pola kerja tim dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi menggunakan fitur eDiscovery.

#3. Integrasi Kuat dengan Microsoft Office

Karena bagian dari Microsoft 365, Teams terhubung langsung dengan Word, Excel, PowerPoint, OneNote, dan Outlook. Pengguna bisa mengedit dokumen bersama tanpa keluar dari aplikasi. Integrasi dengan Power Apps juga memungkinkan pembuatan aplikasi kustom untuk meningkatkan efisiensi kerja.

#4. Dukungan Integrasi Pihak Ketiga

Microsoft membuka Teams untuk aplikasi eksternal, seperti Asana, ZenDesk, dan Polly. Dengan ini, pengguna bisa mengakses berbagai alat produktivitas langsung dari Teams, mengurangi kebutuhan berpindah aplikasi.

#5. Panggilan Audio dan Video yang Canggih

Selain video meeting, Teams juga mendukung panggilan suara keluar dari desktop atau perangkat seluler. Ini sangat membantu bagi pekerja remote yang sering berpindah lokasi. Bahkan, Teams bisa dihubungkan dengan sistem telepon kantor (PBX) untuk pengalaman komunikasi yang lebih terpadu.

#6. Fitur Khusus untuk Pendidikan dan Layanan Kesehatan

Microsoft Teams memiliki fitur yang dirancang khusus untuk sekolah dan layanan kesehatan. Misalnya:

• Kelas virtual dengan Group Policy Wizard untuk guru dan murid.
• EHR Connector untuk tenaga medis agar bisa mengadakan konsultasi video langsung dari sistem rekam medis elektronik mereka.

#7. Bot dan Alat Automasi

Keunggulan Microsoft Teams lainnya yakni mendukung berbagai bot yang bisa mengotomatiskan tugas harian, seperti:

• Statsbot: Mengambil data dari Google Analytics atau Salesforce dan menyajikannya langsung dalam chat.
• Polly Bot: Membantu dalam polling dan feedback karyawan.
• T-Bot: Memberikan jawaban cepat untuk pertanyaan seputar penggunaan Teams.

Baca Juga: Microsoft Edge: Fungsi, Kelebihan, dan Cara Download-nya

Kekurangan Microsoft Teams

Microsoft Teams memang menawarkan banyak keunggulan, tapi bukan berarti tanpa kekurangan. Nah, sebelum kamu memutuskan untuk menggunakannya, yuk bahas beberapa keterbatasan yang mungkin perlu kamu pertimbangkan!

#1. Bukan Sistem Telepon Lengkap

Walaupun bisa digunakan untuk panggilan antar anggota tim, Teams tidak memiliki fitur telepon canggih seperti transfer panggilan, pemblokiran, atau pengaturan call flow seperti di sistem telepon bisnis profesional.

#2. Kurang Cocok untuk Contact Center

Karena fitur telepon yang terbatas, Teams kurang ideal untuk perusahaan yang mengandalkan layanan pelanggan berbasis call center. Namun, Teams tetap bisa dimanfaatkan untuk komunikasi internal.

#3. Biaya Tambahan untuk Paket Panggilan

Fitur panggilan di Teams tidak gratis. Jika ingin menggunakan Teams sebagai alat komunikasi utama, kamu harus membayar biaya tambahan untuk paket panggilan.

#4. Kualitas Suara Kurang Optimal

Saat menggunakan SIP Trunk dari Microsoft, kualitas suara sering kali lebih rendah dibandingkan sistem telepon bisnis yang lebih canggih. Ini bisa jadi masalah bagi perusahaan yang mengandalkan komunikasi suara berkualitas tinggi.

#5. Fitur Meeting Online Terbatas

Dibandingkan platform lain seperti Zoom, fitur meeting online di Teams masih kurang fleksibel, terutama dalam hal pengaturan dan pengalaman pengguna dalam konferensi video.

#6. Peralihan dari Outlook Tidak Selalu Mudah

Bagi pengguna setia Outlook, beralih ke Teams bisa menjadi tantangan. Diperlukan pelatihan agar tim dapat memaksimalkan fitur-fitur Teams tanpa kendala adaptasi.

Kesimpulan

Microsoft Teams adalah software kolaborasi tim berbasis cloud yang memiliki banyak keunggulan. Platform ini menyediakan berbagai fitur canggih untuk komunikasi dan produktivitas bisnis. 

Dengan integrasi Microsoft 365, dukungan aplikasi pihak ketiga, serta keamanan tingkat tinggi, Teams menjadi pilihan utama bagi banyak perusahaan dan organisasi.

Agar bisnis kamu semakin optimal, aman, dan stabil, gunakan VPS Murah dari IDwebhost untuk mendukung website bisnis serta kebutuhan digital lainnya. Dengan server yang cepat dan aman, kolaborasi tim dan produktivitas bisnismu bisa meningkat tanpa hambatan!