Cara Memilih Software HRIS yang Cocok Untuk Bisnis Anda

Memilih software HRIS untuk kemudahan bisnis memang bukanlah perkara mudah. Human Resource Information System atau biasa disingkat HRIS merupakan integrasi antara Sumber Daya Manusia dan Teknologi Informasi. 

Ini adalah sistem terpusat yang menyimpan, melacak, dan mengelola semua data yang terkait dengan operasi sumber daya manusia organisasi Anda, termasuk demografi karyawan, saldo cuti, jam kehadiran,, tunjangan, kebijakan, skem bonus, dan banyak lagi. 

Semuanya, mulai dari orientasi hingga kehadiran dapat dikelola dari satu platform, menghemat banyak waktu.

Sebagian besar HR manager atau profesional HR menggunakan software HRIS untuk merampingkan alur kerja mereka dan meningkatkan manajemen orang

Semua data SDM penting dapat diakses dari lokasi mana pun kapan pun dengan izin yang sesuai. Ini menyederhanakan dan mengotomatiskan proses pemeliharaan catatan karyawan sambil mematuhi semua undang-undang yang terkait dengan informasi karyawan.

Dengan kata sederhana, ini adalah solusi komprehensif untuk manajemen sumber daya manusia secara keseluruhan.

Mengapa HRIS penting?

Tidak seperti saat Anda mengelola secara manual atau menggunakan spreadsheet, HRIS menghadirkan  manajemen SDM yang lebih praktis dan mencegah kesalahan juga menyederhanakan tugas repetitif dalam proses penggunaannya.

Karena data mudah diakses, laporan dapat dibuat dengan mudah dalam hitungan menit. Laporan ini dapat memberi Anda gambaran keseluruhan tentang organisasi Anda, memungkinkan Anda membuat keputusan yang berarti.

Juga, tantangan tempat kerja yang berbeda yang melibatkan pergantian karyawan, memberikan tunjangan  yang tepat, manajemen kinerja, dan banyak lagi, dapat diselesaikan dengan mudah sebelum menjadi terlalu besar untuk ditangani.

Software HRIS terus diperbarui dengan teknologi terkini, yang membantu Anda dan karyawan Anda tetap berada dalam kemudahan  proses SDM.

Apa saja jenis-jenis HRIS?

Berdasarkan fungsinya, HRIS secara luas diklasifikasikan menjadi empat jenis, termasuk operasional, taktis, strategis dan komprehensif. Mari kita lihat lebih dalam pada setiap jenis:

HRIS operasional

HRIS operasional sebagian besar berkaitan dengan data karyawan internal. Ini menyediakan semua data yang diperlukan untuk membuat keputusan SDM yang penting dan mendukung karyawan Anda. Misalnya, data demografis karyawan dapat digunakan untuk meningkatkan keragaman dan inklusi dalam organisasi Anda.

HRIS Taktis

HRIS taktis sering menyediakan data untuk membantu Anda membuat keputusan terkait dengan alokasi sumber daya untuk rekrutmen, desain pekerjaan, analisis pekerjaan, pelatihan dan pengembangan, pengakuan karyawan, dan banyak lagi.

HRIS Strategis

HRIS strategis membantu organisasi berkembang dan tumbuh secara strategis dengan berkonsentrasi pada tujuan dan misi mereka. Ini memberikan informasi yang jelas dan rinci tentang sumber daya manusia dari organisasi tertentu, yang membantu dalam perencanaan tenaga kerja. Ini untuk organisasi yang ingin mengambil usaha baru.

HRIS yang komprehensif

HRIS yang komprehensif adalah sistem terintegrasi lengkap yang berisi segala sesuatu termasuk file SDM, file terkait karyawan, detail rekrutmen, dan detail pendidikan dan pengalaman karyawan. Ini adalah repositori pusat yang berisi semua informasi penting yang diperlukan untuk membuat keputusan bagi tenaga kerja.

Apa manfaat menggunakan software HRIS?

Menggunakan software HRIS yang tepat dapat membawa segudang manfaat bagi organisasi Anda.

Ini memiliki potensi untuk meningkatkan proses manajemen personalia di organisasi Anda. Berikut adalah beberapa cara berbeda agar HRIS dapat membantu organisasi Anda:

Meningkatkan efisiensi

Proses HR biasa organisasi Anda menjadi lebih akurat dan efisien dengan HRIS yang tepat. Dengan mengotomatiskan proses SDM rutin, Anda dapat fokus pada masalah yang lebih mendesak seperti perekrutan karyawan, pergantian, inklusi, dan banyak lagi.

Menambah, mengganti, atau memperbarui data juga dapat dilakukan hanya dalam beberapa langkah.

Meningkatkan pengalaman karyawan

Teknologi SDM yang tidak memadai dapat menyebabkan pengalaman karyawan yang buruk. HRIS memungkinkan karyawan untuk menyelesaikan semua operasi SDM dari perangkat seluler mereka, mencegah kebutuhan untuk menggunakan sistem yang berbeda. 

Secara keseluruhan, ini memudahkan setiap langkah dalam perjalanan karyawan dari onboarding ke offboarding.

Mengurangi penggunaan kertas

Mengelola rekrutmen, orientasi, kinerja, kehadiran, dan waktu istirahat secara manual melibatkan banyak dokumen. 

Proses HRIS dengan menggunakan software berbasis cloud akan mengurangi penggunaan kertas. 

Kurangnya dokumen fisik akan  menghemat uang dan waktu untuk organisasi Anda, memungkinkan karyawan menjadi lebih produktif. 

HRIS mengurangi inefisiensi yang disebabkan oleh proses SDM manual dan mencegah pekerjaan duplikat. Ini memotong pekerjaan administrasi dan biaya.

Memastikan kepatuhan

Dengan HRIS, Anda tidak perlu khawatir tentang masalah kepatuhan. Pengembang HRIS memperbarui sistem mereka secara terus-menerus untuk membantu penggunanya mematuhi aturan dan undang-undang. 

Sentralisasi data dan lebih sedikit kesalahan berarti organisasi Anda selalu siap untuk mematuhi. Misalnya, vendor HRIS membantu organisasi untuk mematuhi kepatuhan undang undang ketenagakerjaan.

Kapan Perusahaan Anda Membutuhkan Software HRIS?

Penting untuk memahami jika dan kapan organisasi Anda memerlukan software HRIS. Berikut adalah skenario berbeda yang akan mendapat manfaat dari penggunaan HRIS:

Semakin banyak jumlah karyawan

Ketika jumlah karyawan di organisasi Anda kurang dari 50, mungkin mudah bagi Anda untuk mengelola semua operasi SDM secara manual. Ketika jumlah karyawan terus meningkat, mengelola data karyawan dan operasi SDM lainnya dalam spreadsheet dapat menjadi membosankan dan rentan terhadap beberapa kesalahan. 

Kesalahan data yang disebabkan oleh sistem yang ketinggalan zaman dapat menyebabkan masalah kepatuhan dan ketidakpuasan karyawan. 

Di sinilah peran penting dalam menggunakan software HRISr. Dengan software HRIS, Anda dapat menyimpan data yang berkaitan dengan beberapa fungsi HR secara terorganisir dengan mudah dan efektif. Mengumpulkan data dari orang-orang Anda dan memasukkannya ke dalam HRIS jauh lebih mudah.

Menggunakan sistem yang berbeda untuk proses yang berbeda

Menggunakan sistem yang berbeda untuk mengelola fungsi SDM yang berbeda termasuk rekrutmen, kehadiran, penggajian, dan lainnya dapat menurunkan produktivitas organisasi Anda. 

Karyawan Anda tidak akan menyukai  harus masuk ke sistem yang berbeda untuk menyelesaikan proses SDM mereka. 

Ini hanya akan menyebabkan peningkatan jumlah ketidakpuasan karyawan Anda. Namun, dengan HRIS terintegrasi, Anda dan karyawan Anda dapat menyelesaikan semua tugas SDM dari satu platform, sehingga tidak perlu mengingat banyak kata sandi. 

Ketika semua data berada dalam satu sistem, Anda juga akan dapat memperoleh wawasan yang lebih baik tentang sifat dan perilaku tenaga kerja Anda.

Kurangnya pengalaman karyawan

HRIS dapat berguna ketika Anda mencoba meningkatkan pengalaman karyawan di organisasi Anda. Banyak eksekutif SDM telah menempatkan pengalaman karyawan sebagai salah satu prioritas utama mereka selama 2-3 tahun ke depan. 

Memiliki sistem HR otomatis akan memudahkan Anda mengenalkan budaya perusahaan Anda, yang merupakan aspek penting dari pengalaman karyawan. 

Ini akan mengarah pada hubungan karyawan-perusahaan yang lebih baik dengan membuka komunikasi antara SDM dan karyawan. 

HRIS juga memfasilitasi transparansi, akuntabilitas, komunikasi, dan kolaborasi, yang merupakan pendorong terpenting pengalaman karyawan.

Apa saja fitur yang harus diperhatikan sebelum memilih software HRIS?

Fitur-fitur HRIS akan membantu Anda memahami bagaimana hal itu akan berguna bagi organisasi Anda. Berikut adalah beberapa fitur umum yang disertakan dengan HRIS:

Manajemen orientasi

Menurut penelitian yang dilakukan oleh Wynhurst Group, karyawan yang menjalani orientasi atau onboarding terstruktur cenderung bertahan di organisasi lebih dari tiga tahun. 

Onboarding adalah salah satu fitur penting dari HRIS. Ini memberikan pengalaman orientasi yang luar biasa kepada karyawan dengan memungkinkan mereka menyelesaikan semua dokumen yang diperlukan secara online.

Pemberitahuan otomatis dikirim ke karyawan baru untuk memandu mereka di setiap langkah. Alur kerja dapat dibuat untuk menyesuaikan proses sesuai dengan kebutuhan organisasi Anda.

Sistem manajemen basis data

HRIS menyimpan semua data penting karyawan dalam satu platform dan membantu Anda tetap teratur. 

Hal ini memungkinkan Anda untuk menemukan informasi yang tepat yang Anda butuhkan bahkan ketika Anda berada di luar kantor. 

HRIS juga meningkatkan keamanan data dengan memungkinkan karyawan untuk melihat informasi yang berkaitan dengan mereka. Laporan dapat dibuat dengan data karyawan dalam beberapa langkah.

Employee Self Service

Software HRIS memberdayakan karyawan Anda dengan memungkinkan mereka melacak, memperbarui, dan mengelola data mereka. 

Hal ini memungkinkan mereka untuk menambah dan mengedit informasi pribadi mereka. Mereka dapat mengakses informasi penting tanpa bergantung pada departemen SDM, dan mereka dapat menandai kehadiran mereka dan mengajukan cuti langsung dari perangkat seluler mereka.

Manajemen waktu istirahat dan absensi

HRIS mengotomatiskan dan menyederhanakan manajemen waktu istirahat dan kehadiran, mencegah penggunaan beberapa spreadsheet. 

Pelacak presensi dan absensi di HRIS dapat diintegrasikan dengan perangkat biometrik untuk membuat data lebih akurat. Absen karyawan dapat dengan mudah diubah menjadi cuti, mencegah kebingungan yang tidak perlu dalam data kehadiran. Kebijakan cuti juga dapat disesuaikan menurut lokasi organisasi Anda.

Sistem manajemen penggajian

Menggunakan HRIS yang memiliki sistem manajemen penggajian dapat memberikan keajaiban bagi organisasi Anda. 

Proses penggajian menjadi lebih mudah karena penggajian dan manajemen kehadiran terintegrasi. HRIS menghasilkan laporan untuk menunjukkan jumlah pasti hari dan jam kerja setiap karyawan. Dokumen penting termasuk slip gaji, deklarasi investasi, dan tagihan untuk penggantian dapat disimpan dalam satu platform bersama dengan dokumen lainnya.

Manajemen kinerja

Dengan HRIS, Anda dapat mengelola kinerja karyawan Anda dengan mudah. Tinjauan kinerja dapat dilakukan secara berkala untuk memberikan umpan balik yang berkelanjutan sepanjang tahun. Penilaian diri dapat dilakukan dengan mudah. 

Tujuan dapat diciptakan untuk membantu karyawan mendapatkan arah. Laporan kinerja dapat dibuat untuk menganalisis dan meningkatkan kinerja organisasi Anda secara keseluruhan.

Aplikasi seluler

Aplikasi seluler HRIS dapat membantu Anda dan karyawan Anda menyelesaikan sebagian besar fungsi SDM saat bepergian. 

Semua informasi dapat diakses kapan saja, dari mana saja. Karyawan dapat mengirimkan permintaan mereka dan manajer dapat memberikan persetujuan hanya dengan beberapa klik.

Software HRIS

Bagaimana cara memilih software HRIS yang tepat?

Memilih software HRIS yang tepat dapat sedikit sulit bagi  organisasi Anda, mengingat banyaknya pilihan yang tersedia.Penting untuk membuat pilihan yang akan memenuhi kebutuhan SDM organisasi Anda. 

Tips berikut akan membuat proses pemilihan HRIS menjadi mudah dan efektif untuk organisasi Anda:

Pahami organisasi Anda

Sebelum mencari software  HRIS, penting untuk memahami kebutuhan SDM dan rencana jangka panjang organisasi Anda. 

Bicaralah dengan tim Anda dan karyawan lain untuk memahami masalah yang dihadapi operasi SDM Anda dan bagaimana hal itu memengaruhi pertumbuhan organisasi Anda. 

Visualisasikan jenis hasil yang ingin Anda capai dengan penerapan HRIS. Mempertimbangkan pola rekrutmen organisasi Anda, dan menilai budaya perusahaan Anda saat ini untuk memastikan bahwa Anda memilih software HRIS yang cocok. 

Semua hal ini akan memberi Anda gambaran dasar tentang apa yang diharapkan dari sistem HRIS pilihan Anda.

Kumpulkan tim Anda

Memilih software  HRIS yang tepat untuk organisasi Anda adalah tugas besar, dan tidak dapat didasarkan pada keputusan satu orang.

Kumpulkan pendapat pemangku kepentingan, profesional SDM, profesional TI,divisi HR, divisi finance, dan karyawan tertentu yang akan menggunakannya. Anda juga harus menyertakan tim hukum Anda untuk memahami apakah HRIS memastikan kepatuhan terhadap berbagai undang-undang. 

Ini akan membantu Anda mendapatkan perspektif dari pengguna yang berbeda. Jika Anda melewatkan langkah ini, kemungkinan besar karyawan Anda mungkin tidak menyukai HRIS atau akan kesulitan menggunakannya. Pastikan untuk berkolaborasi dengan tim pilihan Anda di setiap tahap.

Lakukan riset ekstensif

Ini adalah salah satu langkah paling vital yang terlibat dalam pemilihan softwareHRIS. Ada beberapa vendor HRIS di pasar. Buat daftar vendor HRIS terkemuka yang menawarkan produk yang sesuai dengan kebutuhan dan tujuan organisasi Anda. 

Luangkan waktu untuk mengumpulkan informasi rinci tentang setiap vendor. Bersikaplah realistis saat Anda memilih vendor dan menilai apakah fitur tersebut akan membantu organisasi Anda mengatasi tantangan SDM yang ada. Pastikan bahwa opsi yang dipilih sesuai dengan anggaran yang dialokasikan.

Hubungi penyedia layanan

Informasi yang dikumpulkan dari internet saja tidak cukup untuk membuat keputusan pembelian. 

Jadwalkan wawancara dengan masing-masing vendor HRIS untuk mendapatkan pemahaman yang jelas tentang produk mereka. 

Minta demo langsung dan daftar untuk uji coba gratis. Pastikan bahwa semua anggota tim menghadiri sesi demo. Mendapatkan pengalaman langsung akan membantu Anda menilai apakah produk tersebut tepat untuk organisasi Anda.

 Juga, cobalah untuk mengevaluasi apakah vendor memberikan dukungan yang tepat waktu dan membantu jika ada masalah yang muncul.

Membuat pilihan yang benar

Sekarang Anda hampir siap untuk memilih HRIS yang tepat untuk organisasi Anda. Diskusikan dengan tim Anda dan simpulkan dengan membandingkan fitur HRIS dengan anggaran dan kebutuhan organisasi Anda. 

Setelah Anda siap untuk membuat langkah besar, bicarakan dengan vendor yang dipilih dan diskusikan migrasi. Pastikan bahwa karyawan Anda memiliki gagasan yang jelas tentang HRIS dan siap untuk migrasi.

Setelah implementasi, luangkan waktu untuk memberi mereka demo yang jelas yang menjelaskan setiap modul HRIS. 

Misalnya, kebingungan dalam regularisasi kehadiran adalah salah satu masalah SDM utama yang dihadapi banyak organisasi. 

Diskusikan dengan karyawan Anda dan profesional HR terkait untuk mengetahui bagaimana penggunaan HRIS telah meningkatkan regularisasi kehadiran.

Evaluasi lagi pilihanmu

Setelah implementasi selesai, dorong karyawan untuk memanfaatkan semua fungsi. Setelah sekitar satu bulan, jalankan survei singkat untuk melihat apakah karyawan Anda merasa sistem ini berguna. 

Kumpulkan kembali tim untuk mengetahui apakah HRIS telah membantu mereka mengatasi tantangan SDM yang telah dibahas.

Kesimpulan

Saat memilih software HRIS, penting untuk memastikan bahwa itu konsisten dengan kebutuhan SDM organisasi Anda. 

Ketika HRIS yang diterapkan tidak sesuai untuk karyawan dan organisasi Anda, hal itu dapat merugikan perusahaan Anda. Sebelum membeli HRIS, pahami manfaat dan fitur yang menyertainya.

Sebagai pilihan terbaik, Anda bisa mencoba menggunakan software payroll dan aplikasi HRIS seperti GajiHub yang memiliki fitur terlengkap dan mudah digunakan.

Dengan menggunakan GajiHub, Anda bisa dengan mudah melakukan proses pengelolaan human capital dengan fitur yang ada di dalamnya seperti: penghitungan payroll, mengelola absensi dan HRIS, penghitungan pajak PPh 21 dan BPJS, pengelolaan akuntansi, reimbursement, employee self service (ESS), mengelola aset, mengelola izin dan cuti karyawan Anda, dan juga melakukan analisa data dari manajemen SDM Anda.

Anda juga  bisa mencoba menggunakan software HR GajiHub secara gratis melalui tautan ini.