Komunikasi Pelanggan? Ini Cara Membuat Pesan Otomatis di WhatsApp

Bagaimana cara membuat pesan otomatis di WhatsApp? Di era digital ini, pesan otomatis telah menjadi alat komunikasi yang sangat penting, terutama dalam dunia bisnis dan pelayanan pelanggan. Fitur ini memungkinkan kita untuk memberikan respons cepat kepada pelanggan atau kontak lainnya, bahkan ketika kita tidak dapat menjawab pesan secara langsung. 

Dengan menggunakan pesan otomatis, kita dapat memastikan bahwa setiap pesan yang masuk mendapatkan tanggapan yang tepat waktu, sehingga meningkatkan kepuasan dan kepercayaan pelanggan. Selain itu, pesan otomatis juga membantu dalam mengoptimalkan alur kerja dan mengurangi beban kerja manual, memungkinkan kita untuk fokus pada aspek lain dari operasi bisnis atau kegiatan sehari-hari kita. 

Dalam artikel ini, kita akan menjelajahi berbagai cara membuat pesan otomatis di WhatsApp, sehingga kamu dapat memanfaatkan teknologi ini untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas komunikasi.

Cara Membuat Pesan Otomatis Menggunakan Fitur Bawaan WhatsApp Business

Berikut adalah cara membuat pesan otomatis di WhatsApp: 

Langkah 1: Download WhatsApp Business

Langkah pertama yang harus kamu lakukan adalah mengaktifkan WhatsApp Business. WhatsApp Business dirancang khusus untuk kebutuhan bisnis, dan sangat mudah untuk diatur. 

Pertama, unduh aplikasi WhatsApp Business dari Google Play Store atau Apple App Store. Setelah diinstal, ikuti petunjuk untuk mendaftarkan nomor telepon bisnismu. Proses ini mirip dengan aktivasi WhatsApp standar, tetapi kamu akan diminta untuk memasukkan informasi bisnis tambahan seperti alamat dan deskripsi bisnis.

Langkah 2: Membuat pesan sambutan otomatis

Setelah WhatsApp Business aktif, langkah berikutnya adalah mengatur pesan sambutan otomatis. Pesan sambutan adalah pesan pertama yang diterima pelanggan ketika mereka mengirim pesan ke nomor WhatsApp Business milikku. 

Untuk mengatur pesan ini, masuk ke pengaturan WhatsApp Business, pilih ‘Pesan Bisnis‘, kemudian pilih ‘Pesan Sambutan‘. Di sini, kamu dapat mengaktifkan fitur ini dan menulis pesan yang akan secara otomatis dikirim kepada pelanggan baru.

Langkah 3: Membuat pesan tidak aktif otomatis

Selanjutnya, kamu juga dapat mengatur pesan tidak aktif atau ‘away message’. Gunanya untuk memberitahu pelanggan bahwa kamu tidak dapat merespon

saat ini. 

Fitur ini sangat berguna saat kamu sedang tidak dapat menjawab pesan secara langsung, seperti di luar jam kerja atau saat sedang liburan. 

Untuk mengatur pesan tidak aktif, kembali ke menu ‘Pesan Bisnis‘ dan pilih ‘Pesan Tidak Aktif’. Aktifkan dan tulis pesan yang ingin kamu sampaikan kepada pelanggan selama kamu tidak tersedia.

Menggunakan Aplikasi Pihak Ketiga Untuk Pesan Otomatis

Jika fitur bawaan WhatsApp Business tidak memenuhi semua kebutuhanmu, kamu bisa mempertimbangkan penggunaan aplikasi pihak ketiga untuk pesan otomatis. Beberapa aplikasi pihak ketiga yang disukai orang, antara lain: 

AutoResponder for WA

Pertama ada AutoResponder for WA. Aplikasi ini memungkinkanmu untuk menetapkan aturan khusus berdasarkan kata kunci dalam pesan masuk. Sehingga kamu bisa merespon secara lebih spesifik sesuai dengan pertanyaan yang diajukan. 

WhatsAuto

Sementara itu, WhatsAuto menonjol dengan antarmukanya yang user-friendly dan fitur untuk menanggapi panggilan masuk dengan pesan teks otomatis.

Menggunakan aplikasi pihak ketiga untuk pesan otomatis di WhatsApp memiliki beberapa kelebihan, termasuk kemampuan untuk menyesuaikan pesan berdasarkan konteks yang lebih kompleks dan menyediakan respons yang lebih dinamis. 

Namun, ada juga kekurangan yang perlu dipertimbangkan. Keamanan dan privasi data bisa menjadi perhatian, karena aplikasi tersebut memerlukan akses ke pesanmu. Selain itu, aplikasi pihak ketiga mungkin tidak selalu terintegrasi dengan mulus dengan pembaruan terbaru dari WhatsApp, yang berpotensi mengganggu fungsionalitasnya.

Mengapa Menggunakan Pesan Otomatis di Website

Menggunakan pesan otomatis di WhatsApp membawa sejumlah keuntungan dalam meningkatkan efisiensi komunikasi. 

1. Untuk menjawab pesan otomatis

Dengan fitur ini, kamu bisa secara otomatis menjawab pertanyaan umum atau memberikan informasi penting tanpa perlu intervensi manual. Ini memungkinkanmu untuk menghemat waktu dan memastikan bahwa tidak ada pesan yang terlewatkan.

2. Meningkatkan kepuasan pelanggan

Selain itu, pesan otomatis juga berperan penting dalam meningkatkan responsivitas dan kepuasan pelanggan. Respons yang cepat dan konsisten sering kali meningkatkan persepsi pelanggan tentang profesionalisme dan keandalan layananmu. 

Ini, pada gilirannya, dapat memperkuat hubungan pelanggan dan mendorong loyalitas jangka panjang.

Contoh situasi di mana pesan otomatis sangat berguna termasuk di luar jam kerja atau saat kamu sedang sibuk dengan tugas lain. Misalnya, jika pelanggan menghubungimu di luar jam operasional, pesan otomatis dapat memberitahukan mereka tentang jam kerja dan menjanjikan respons lebih lanjut pada waktu yang tepat. 

Demikian pula, dalam periode promosi atau saat peluncuran produk baru. Pesan otomatis dapat menginformasikan pelanggan tentang detail penting atau menjawab pertanyaan yang sering diajukan, memastikan bahwa setiap pelanggan merasa dihargai dan terinformasi.

Tips dan Trik Membuat Pesan Otomatis

Untuk memastikan pesan otomatis yang dibuat efektif dan meningkatkan engagement, ada beberapa tips dan trik yang bisa kamu lakukan. 

1. Membuat pesan personal

Pertama, personalisasi pesan sangat penting. Ini menciptakan kesan yang lebih hangat dan pribadi, yang bisa meningkatkan keterlibatan pelanggan. Misalnya, menggunakan nama pelanggan dalam pesan sambutan atau pesan tidak aktif. Hal ini dapat membuat pelanggan merasa dihargai dan diakui secara individual.

2. Tetap singkat dan informatif

Selanjutnya, penting untuk menjaga pesan tetap singkat dan informatif. Pelanggan menghargai efisiensi dan kejelasan, jadi pastikan pesanmu to the point dan mudah dipahami. 

Hindari menggunakan jargon atau bahasa yang terlalu teknis yang mungkin membingungkan penerima pesan. Sebaliknya, gunakan bahasa yang sederhana dan langsung yang dapat dengan mudah dipahami oleh semua orang.

3. Frekuensi pengiriman pesan

Terakhir, mempertimbangkan frekuensi dan waktu pengiriman pesan adalah kunci. Kamu tentu tidak ingin mengirim terlalu banyak pesan otomatis yang bisa dianggap sebagai spam oleh pelanggan. 

Sebaliknya, atur pesan otomatis untuk dikirim pada waktu yang paling mungkin direspon oleh pelanggan. Misalnya, mengatur pesan tidak aktif untuk dikirim hanya ketika bisnis benar-benar tutup atau tidak tersedia. Dan pastikan pesan sambutan dikirim hanya ketika pelanggan pertama kali menghubungimu setelah periode tidak aktif yang signifikan.

Kesimpulan

Itulah tadi cara membuat pesan otomatis di WhatsApp Business. Dengan mengaktifkan WhatsApp Business, kamu bisa memastikan komunikasi yang lebih lancar dan profesional dengan pelanggan. Pesan otomatis tidak hanya membantu menjaga pelanggan tetap terinformasi tetapi juga meningkatkan kepercayaan dan loyalitas mereka terhadap bisnis.

Jika kamu serius ingin meningkatkan keterlibatan pelanggan dan efisiensi operasional, pertimbangkan juga untuk menggunakan layanan hosting yang andal dan cepat. 

IDwebhost menawarkan solusi hosting yang terbaik dengan uptime yang luar biasa dan dukungan pelanggan yang tidak tertandingi. Jangan biarkan websitemu lambat. Kunjungi IDwebhost hari ini dan temukan paket hosting terbaik untuk kebutuhan bisnismu!