Panduan Etika Mengirim Email Secara Profesional

Dalam dunia bisnis yang semakin terhubung secara digital, penggunaan email sebagai alat komunikasi menjadi sangat penting. Namun, terlepas dari kecepatan dan kenyamanan yang ditawarkan oleh email, penting bagi kita untuk menghormati etika dalam pengirimannya. Maka dari itu, penting untuk memahami panduan etika mengirim email secara profesional.

Mengirim email dengan etika yang baik adalah kunci untuk menjaga reputasi profesional dan membangun hubungan yang baik dengan rekan kerja, klien, dan mitra bisnis.

Dalam artikel ini, kami akan memberikan panduan etika mengirim email secara profesional untuk membantumu menyampaikan pesan dengan tepat, jelas, dan menghormati penerima.

Panduan Etika Mengirim Email yang Baik

Gunakan Alamat Email yang Profesional

Panduan etika mengirim email yang baik pertama adalah, pastikan alamat email yang kamu gunakan mencerminkan identitas profesional. Hindari menggunakan alamat email yang terlalu informal, lucu, atau tidak terkait dengan tujuan emailmu. Gunakan alamat email yang mencakup nama lengkap atau nama perusahaan untuk memberikan kesan profesional yang kuat.

Perhatikan Subjek Email yang Jelas 

Subjek email adalah hal pertama yang dilihat oleh penerima. Pastikan subjek email yang akan dikirim mencerminkan isi dan tujuan utama pesanmusecara singkat dan jelas. Hindari subjek yang ambigu atau terlalu umum yang dapat menyebabkan email yang kamu kirim terabaikan atau diabaikan.

Sebagai contoh, kamu bisa menggunakan subjek email seperti ini: 

• “Laporan Harian Customer Service”
• “Undangan Weekly Meeting” 

Gunakan Salam yang Tepat

Mulailah email dengan salam yang sesuai, tergantung pada hubunganmu dengan penerima. Untuk situasi formal, gunakan salam seperti “Bapak/Ibu” diikuti dengan nama penerima. Jika kamu memiliki hubungan yang lebih akrab atau informal dengan penerima, bisa menggunakan salam seperti “Halo” atau “Hai” diikuti dengan nama penerima.

Sebagai contoh, kamu bisa menggunakan kata sapaan seperti: 

• Dear, team
• Dear Mr. atau Mrs. 
• Selamat pagi, Pak/Bu

Tulis dengan Bahasa yang Formal dan Lugas

Panduan etika mengirim email yang baik kedua adalah penggunaan bahasa. Gunakan bahasa yang profesional dan hindari penggunaan kata-kata slang, jargon, atau tidak pantas. Sampaikan pesan dengan jelas, singkat, dan lugas. Hindari penggunaan kalimat yang terlalu panjang atau rumit. Gunakan tata bahasa yang benar dan periksa ejaan sebelum mengirim email.

Untuk email profesional, seperti email bisnis, perhatikan penggunaan kalimat yang sesuai dengan tata bahasa. Jika menggunakan bahasa Indonesia, tentu harus memperhatikan Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia. 

Gunakan Struktur Paragraf yang Jelas

 Gunakan paragraf yang pendek dan jelas untuk membagi isi email menjadi bagian yang mudah dibaca. Gunakan poin-poin atau subjudul jika ada bagian yang perlu diuraikan secara terperinci. Gunakan kalimat pembuka yang kuat untuk memperkenalkan topik dan kalimat penutup yang ringkas untuk menyimpulkan isi email.

Kamu bisa menggunakan kata pengantar, untuk menunjukkan dengan siapa berkirim email. Contohnya seperti di bawah ini: 

“Dear team, berikut adalah laporan pekerjaan saya hari ini, 7 Desember 2022” 

Sertakan Informasi yang Relevan

Pastikan emailmu berisi informasi yang relevan dan diperlukan. Jelaskan tujuan email dengan jelas, dan sertakan informasi yang diperlukan seperti tanggal, waktu, tempat, atau lampiran yang diperlukan. Hindari informasi yang tidak relevan atau dapat membingungkan penerima.

Sebutkan Jika Ada Lampiran

Jika mengirim email disertai lampiran, sebuah kalimat sederhana dapat membantu penerima mengetahui, kalau email yang kamu kirim terdapat lampiran. 

Bagaimana kalau lampirannya terlalu besar? Jika lampiran yang kamu kirim terlalu besar ukurannya, memberikan tautan Dropbox atau Google Drive adalah pilihan terbai. 

Gunakan Salam Penutup yang Profesional

Selesaikan email dengan salam penutup yang sesuai, seperti “Terima kasih dan salam,” diikuti dengan nama lengkap. Kamu juga bisa menggunakan salam penutup seperti “Hormat saya” atau “Dengan hormat” jika situasinya lebih formal. Jangan lupa untuk menyertakan tanda tangan yang mencakup nama, jabatan, perusahaan, dan informasi kontak.

Periksa Kembali sebelum Mengirim

Sebelum mengirim email, selalu periksa kembali isi email tersebut. Periksa ejaan, tata bahasa, dan pastikan pesanmu sudah sesuai dengan tujuan dan tone yang diinginkan. Perhatikan juga kepada siapa email tersebut ditujukan dan pastikan alamat email penerima sudah benar.

Gunakan Fitur CC dan BCC Dengan Bijak

CC digunakan untuk mengirim salinan email kepada penerima tambahan yang tidak menjadi penerima utama. Penerima yang tercantum di bagian CC dapat melihat bahwa email tersebut dikirim kepada mereka dan juga kepada penerima utama.

BCC juga digunakan untuk mengirim salinan email kepada penerima tambahan, tetapi mereka tidak terlihat oleh penerima utama atau penerima lainnya.

Penerima yang tercantum di BCC tidak dapat melihat bahwa email tersebut juga dikirim ke penerima utama atau penerima lainnya.

Contoh Penulisan Email

Biar tak bingung, berikut dua contoh penulisan email: 

Dari: nama@emailsaya.com

Kepada: teamleader@emailsaya.com 

Cc: supervisor@emailsaya.com, hrd@emailsaya.com 

Subjek: Laporan Pekerjaan Harian – 4 Juli 2023

Dear Bapak/Ibu [Nama Penerima],

Selamat sore, Bapak/Ibu. Saya ingin menyampaikan laporan pekerjaan harian saya hari ini, untuk tanggal 4 Juli 2023 sebagai berikut:

• Tugas A:
  • Melakukan riset dan analisis pasar terkait Proyek A.
  • Menyelesaikan penyusunan proposal proyek dan mengirimkannya kepada tim manajemen.
  • Mengatur pertemuan dengan anggota tim untuk mendiskusikan langkah-langkah selanjutnya.
• Tugas B:
  • Mengerjakan tahap desain awal untuk Proyek B.
  • Berkomunikasi dengan klien untuk mendapatkan masukan terkait perubahan yang diinginkan.
  • Melakukan penyesuaian desain berdasarkan umpan balik yang diterima.

Saya juga ingin menekankan bahwa jika ada hal penting yang perlu diperhatikan atau jika ada perubahan mendesak yang perlu saya sampaikan, mohon agar dapat memberi tahu saya segera.

Terima kasih atas perhatian dan dukungan Bapak/Ibu terhadap pekerjaan saya. Saya siap menjawab pertanyaan atau memberikan penjelasan lebih lanjut terkait laporan ini. Saya berharap laporan ini memberikan gambaran yang jelas tentang aktivitas saya hari ini.

Hormat saya,

[Nama] [Jabatan] 

[Nama Perusahaan] 

[Informasi Kontak: Alamat, Nomor Telepon, dan Alamat Email]

Kesimpulan

Mengirim email dengan etika yang baik adalah penting dalam dunia profesional. Etika mengirim email secara profesional melibatkan penggunaan alamat email yang tepat, subjek yang jelas, bahasa formal, struktur yang teratur, serta menyertakan informasi yang relevan. 

Dengan mengikuti panduan etika ini, kamu dapat meningkatkan kesan profesional, menjaga hubungan bisnis yang baik, dan menghindari kesalahpahaman. 

Ingatlah bahwa komunikasi elektronik dapat berdampak jauh, jadi selalu berhati-hatilah dalam setiap email yang kamu kirim.

Apakah kamu ingin memiliki alamat email profesional dengan domain kustom untuk bisnismu? Email Hosting IDwebhost adalah solusi yang tepat!