Google Workspace : Pengertian, Fungsi, Penerapan, dan Keunggulannya!

Google Workspace dapat memungkinkan organisasi Anda dalam memberikan kontrol data, sehingga Anda pun bisa melakukan keamanan dan mengoptimalkannya. 

Selain itu dengan menggunakan layanan ini, Anda juga dapat memecah dan berbagi informasi, serta memanfaatkan kecerdasan buatan (AI) yang dapat membuat kinerja tim Anda bekerja lebih cepat, lebih kolaboratif, dan lebih terinformasi dari sebelumnya.

Layanan ini membantu Anda dalam memberikan manfaat transformasi digital sejati, termasuk dalam kemampuan untuk bekerja dengan cara baru.

Untuk lebih lengkapnya, Anda dapat mengikuti pembahasan pada artikel ini sebagai berikut :

Apa itu Google Workspace ?

Google Workspace yang sebelumnya lebih dikenal adalah G Suite. Layanan ini adalah kumpulan dari komputasi awan, alat produktivitas dan juga kolaborasi, software serta produk yang dikembangkan oleh Google. 

Layanan ini pertama kali dirilis di tahun 2006 sebagai Google Apps for Your Domain. Kemudian diganti dengan nama menjadi G Suite di tahun 2016. Google Workspace terdiri dari Gmail, Kontak, Kalender, Meet, dan juga Chat. Fungsinya untuk kepentingan komunikasi yakni Currents dimana bertujuan pada keterlibatan karyawan, Drive sebagai penyimpanan serta rangkaian Google Docs.

Panel Admin yang disuguhkan berguna untuk mengelola pengguna dan layanan. Google Workspace juga bisa menyediakan Jamboard papan tulis interaktif digital. Lalu juga opsi untuk membeli add-on layaknya layanan telepon Voice bergantung pada jenis edisinya.

Edisi pendidikan dapat menambahkan platform pembelajaran Google Kelas. Yaitu mulai Oktober 2020 juga masih mengusung nama G Suite sebagai kebutuhan Pendidikan. 

Meskipun sebagian besar layanan ini dapat digunakan secara individual tanpa biaya bagi konsumen yang bisa menggunakan akun Google (Gmail) gratis mereka. Google Workspace juga memberikan tambahan pada fitur perusahaan misalnya pada alamat email khusus yang terdapat pada domain. Contohnya supri.m@PerusahaanAnda(dot)com), opsi untuk penyimpanan Drive tak terbatas , alat administratif tambahan dan juga pada pengaturan lanjutan, serta dukungan telepon dan email 24/7.

Berbasis pada pusat data Google, data dan informasi disimpan secara langsung yang kemudian dihubungkan ke pusat data lain yang memiliki tujuan sebagai pencadangan. Tidak seperti layanan gratis untuk pelanggan, pengguna Google Workspace juga tidak dapat melihat iklan ketika menggunakan layanan, dan informasi beserta data di akun Google Workspace tidak dapat digunakan untuk keperluan periklanan. 

Disamping itu, administrator Google Workspace bisa menyempurnakan pengaturan keamanan dan juga privasi. Per April 2020, G Suite telah mempunyai 6 juta bisnis yang berbayar dan 120 juta pengguna G Suite untuk keperluan Pendidikan.

Aplikasi dari Google Workspace

Setiap apa saja yang telah dirilis oleh Google tentu saja memiliki sasaran dan target khusus yang digunakan untuk membantu komunikasi dan pekerjaan online tanpa terkecuali pada Google Workspace ini. Adapun beberapa aplikasi yang dapat Anda andalkan dari layanan ini adalah :

1. Gmail

Gmail merupakan layanan email berbasis web yang dirilis dalam bentuk beta terbatas pada tanggal 1 April 2004. Layanan ini juga memiliki lebih dari 1 miliar pengguna konsumen aktif pada seluruh dunia yang telah tercatat pada bulan Februari 2016. Gmail semenjak momen tersebut telah menjadi populer karena memfasilitasi pengguna pada ruang penyimpanan dalam jumlah besar, dan memiliki percakapan jenis thread serta kemampuan pencarian yang kuat.

2. Google Drive

Google Drive merupakan layanan penyimpanan dan sinkronisasi file, dirilis pada 24 April 2012. Pengumuman resmi memberikan informasi bahwa Drive sebagai tempat dimana Anda dapat membuat, berbagi, berkolaborasi, dan juga menyimpan semua barang/pekerjaan Anda. 

Jadi dengan menggunakan Google Drive, maka pengguna bisa mengupload semua jenis file ke cloud, menshare dengan orang lain dan juga mengaksesnya dari komputer, tablet, atau smartphone di area mana pun. 

Selain itu, pengguna dapat menghubungkan file antara perangkat mereka dan cloud dengan aplikasi untuk komputer Microsoft Windows serta Apple macOS. Di samping itu juga dapat menghubungkan antara smartphone dan tablet berbasis Android serta iOS.

3. Google Docs, Sheets and Slides

Google Docs, Google Sheets dan Google Slides merupakan layanan pengolah kata, spreadsheet, dan program presentasi. 

Ketiga program tersebut bersumber dari akuisisi perusahaan yang terjadi pada tahun 2006, dan saat ini diterapkan ke dalam Google Drive sebagai bagian pada rangkaian Google Dokumen. 

Semuanya layanan tersebut dapat berfungsi sebagai perangkat lunak kolaboratif yang memungkinkan pengguna dapat melihat dan mengedit dokumen, spreadsheet, serta presentasi bersama-sama secara waktu nyata melalui browser web atau perangkat seluler. 

Perubahan dapat disimpan secara otomatis melalui riwayat revisi yang bisa dilacak pada perubahannya.

Pada bulan Juni 2014, Google telah memperkenalkan dukungan Office di Google Dokumen, Spreadsheet, dan Slide dengan tidak perlu konversi file. 

Sebagai bagian dari Google Workspace, Google Docs dan Slides ini menyediakan fitur tambahan yang didesain untuk kebutuhan penggunaan bisnis, termasuk riwayat untuk melakukan revisi yang tidak terbatas.

4. Google Forms

Google Forms merupakan aplikasi survei dalam format formulir yang menampilkan semua fitur kolaborasi dan juga berbagi yang terdapat di Dokumen, Spreadsheet, serta Slide. Selain itu, Google Forms juga bisa digunakan untuk kebutuhan dalam pembuatan kuis, termasuk beberapa fungsi khusus yang bisa digunakan dalam pengaturan pendidikan.

Kemudian, beberapa bagian aplikasi di atas merupakan fasilitas yang bisa Anda gunakan jika Anda menggunakan Google Workspace. Aplikasi pendukung lainnya yang tak kalah menarik adalah Google Sites, Google Calendar, Google Meet, Google Currents,  Google Chat,  Google Keep, Jamboard, Google Vault dan Google Workspace Marketplace.

Fitur dan Keunggulan Google Workspace

Ada banyak alasan kenapa banyak pengguna Google dapat menggunakan paket Google keseluruhannya untuk berbagai kebutuhan. Contoh kebutuhan tersebut adalah seperti komunikasi dan pekerjaan online mereka. Hal ini dikarenakan Google Workspace memiliki fungsi dan keunggulan sebagai berikut :

1. Gunakan email domain melalui klien Gmail

Dengan Google Workspace, Anda bisa menggunakan semua fungsi, keandalan, dan keakraban Gmail tapi dengan nama domain organisasi/bisnis Anda. 

Bagi karyawan, hal ini tentunya bisa menjadi pengalaman pengguna yang sama seperti yang biasa saat mereka menggunakan layanan dari Gmail konsumen, sehingga mereka tidak menemui kesulitan yang banyak ketika beralih antara akun pribadi dan kantor. 

Dari sisi perusahaan, hal ini menjadi email kelas perusahaan premium yang bisa mereka kontrol dan amankan, tanpa perlu mengelola server email, dan mereka bisa dengan mudah menambahkan atau menghapus pengguna dengan menyesuaikan skala bisnis. 

Selain itu, setiap pengguna dapat mempunyai hingga 30 akun alias. Artinya, orang yang sama memiliki peluang untuk menerima email yang sama baik itu email kantor ataupun pribadi.

2. Simpan dan bagikan file tak terbatas melalui Google Drive

Setiap pengguna mempunyai akun Drive yang menjadi tempat mereka dapat menyimpan catatan, draf, dan juga file lain yang tidak membutuhkan akses oleh rekan satu timnya. 

Selain itu, setiap tim bisa mempunyai Team Drive tersendiri yang menjadi tempat pengguna dapat berbagi dokumen atau sumber daya yang membutuhkan akses oleh anggota tim lain. 

Hal ini tentu saja, mereka dapat berbagi file dan folder satu sama lainnya menggunakan Drive versi konsumen, tapi pertama-tama mereka perlu memberikan akses secara manual dan menetapkan izin untuk setiap pengguna.

Tidak hanya membutuhkan waktu lebih lama, tapi jika pemilik dokumen lupa menyertakan seseorang yang memerlukan akses, orang tersebut wajib meminta izin dan menunggu sampai pemilik dokumen memeriksa emailnya.

3. Berkolaborasi secara real time

Pengeditan bersama bisa diakses secara real-time di Google Workspace. Hal ini tentunya memudahkan tim dalam mengedit Dokumen, Spreadsheet, atau Slide yang sama secara bersamaan. Hal ini juga bermanfaat dalam menghilangkan kontrol versi saat tim bekerja dari rumah. 

Perubahan tersebut juga dapat terjadi secara instan. Sehingga orang dapat saling membangun ide dan mencapai kesepakatan yang lebih cepat dengan komentar dan tindakan berdasarkan per itemnya. 

Jika mereka masih membutuhkan pembicaraan banyak hal, anggota tim juga dapat menjadwalkan rapat melalui Team Calendar, video call melalui Google Meet tanpa batas waktu atau mengobrol dengan Team Chat. 

Lalu pada layanan Google Currents, pengguna bisa membuat jaringan sosial internal Anda sendiri yang bertujuan dalam merampingkan komunikasi di seluruh organisasi, berbagi konten yang relevan bersama karyawan Anda, memulai diskusi, dsb.

Kesimpulan

Sama seperti aplikasi yang di support oleh Google Workspace di atas, layanan ini hanyalah sebagian dari fungsi dan manfaat yang diperoleh pengguna Google Workspace.

Jadi, masih ada berbagai peluang manfaat dan fungsi lainnya seperti :

1. Menghubungkan antara Google Workspace dengan aplikasi CRM dan aplikasi pihak ketiga lainnya
2. Mengatur dalam berbagai hal dari Admin Console
3. Memperoleh dukungan keamanan tingkat perusahaan melalui Endpoint Management, menjaga dan mempertahankan data bisnis melalui Google Vault
4. Menghubungkan website dengan Google Sites, bantuan insight dan produktivitas yang didukung dari AI sampai dapat mengaktifkan pengalaman yang konsisten pada seluruh perangkat.

Semoga bermanfaat

Lalu tidak lupa juga Anda juga dapat mengikuti informasi artikel lainya di blog IDwebhost ini.

Selain itu, IDwebhost juga mempunyai promo hosting dan domain yang bisa untuk keperluan bisnis online Anda dengan layanan hosting atau domain pada website Anda. Webhosting ya IDwebhost Aja, Salam!